La pagina delle Reperibilità ha una duplice funzione: la segnalazione delle ore di presenza in Reperibilità, necessaria per l'elaborazione delle Presenze, e l'attribuzione di queste ore lavorate alle Attività previste dal sistema di Gestione delle Commesse aziendale (per maggiori dettagli sul concetto delle Attività si rimanda alla pagina del Timesheet).
Il privilegio per poter operare è Reperibilità (con le opzioni Inserisci/Modifica/Cancella).
In un mese possono esserci più Reperibilità ma tutte le Reperibilità devono essere comprese tra Inizio e Fine Mese selezionato. Qualora una Reperibilità sia a cavallo mese, sarà necessario spezzarla in due e inserire ciascun pezzo nei due mesi interessati. E' possibile che in un giorno si chiuda una Reperibilità e ne inizi una successiva ma non è possibile che le Reperibilità siano sovrapposte. Dato un dipendente, in un giorno può iniziare una sola Reperibilità.
In uno stesso giorno possono sussistere ore dedicate ad una o più Reperibilità e ore dedicate a una o più reperibilità con la condizione che non ci sia alcuna sovrapposizione temporale delle prestazioni.
Configurazioni necessarie
Per utilizzare questa voce di menu, è necessario configurare quanto segue:
| • | su TwClient - Web - Configurazione Web: |
| 1. | creare un Documento di Tipo Reperibilità a cui associare le Causali di Reperibilità. |
| 2. | associare al Documento le Causali di Reperibilità. Le Causali di Reperibilità rappresentano la Presenza effettuata in Reperibilità. La Voce Base associata alla Causale serve per rappresentare come è stato impiegato il tempo in Reperibilità (es Reperibilità diurna, Reperibilità notturna,....), il Tipo di Giustificativo serve per rappresentare quanto tempo è stato dedicato ad una Presenza in Reperibilità. Il Tipo di Giustificativo deve essere selezionato tra quelli con INIZIO e FINE specificati. La Presenza in Reperibilità viene rappresentata da un Giustificativo. Il Giustificativo viene caricato sul Piano di Lavoro quando la Reperibilità risulta completamente Validata ovvero quando il suo iter di convalida è terminato con successo. Il Giustificativo inserito a fronte della convalida definitiva ha Inizio e Fine pari all'Inizio e Fine della Presenza di Reperibilità corrispondente. |
| 3. | possono esserci più Documenti di tipo Reperibilità qualora si voglia differenziare l'iter di convalida a seconda della Causale oppure quando si vogliano predisporre delle categorie di Causali. In ogni caso, ogni Documento di Reperibilità deve avere un Flusso diverso. In fase di inserimento della Reperibilità, la prima Causale scelta determina il Documento e dunque le causali proposte ai successivi inserimenti di Presenze sono quelle dello stesso Documento. |
| • | su TwClient - Web - Impostazioni StartWeb - pagina Timesheet è necessario specificare il Gruppo Voci Base Reperibilità a Consuntivo. Il gruppo deve contenere le Voci Base associate alle Causali di Reperibilità ovvero prodotte a fronte di una Presenza in Reperibilità. E' necessario che le Voci Base comprese in questo Gruppo non siano comprese nel Gruppo Voci Base associato al Gruppo Voci Base Presenze. |
| • | su TwClient - Web - Impostazioni StartWeb - pagina Timesheet è possibile specificare il Gruppo Voci Base Reperibilità a Preventivo. E' possibile avere introdurre il concetto di Autorizzazione di Reperibilità a Preventivo: il Dipendente per poter andare in Reperibilità, effettua una richiesta con un Giustificativo con Inizio e Fine che individuano l'inizio e la fine della Reperibilità. Le Voci Base associate alle Voci di Giustificativo usato per la Richiesta della Reperibilità a preventivo devono essere inserite in questo Gruppo. |
Struttura
La pagina Reperibilità presenta i dati del mese corrente con, in testa, l'indicazione dello stato della primo documento di Reperibilità presente (passando sopra con il mouse appaiono, se disponibili, i dati dell'iter di convalida e le eventuali note).
Gli esiti possibili sono:
| • | In compilazione: il documento è ancora in fase di compilazione |
| • | Inviato: il documento è completato ed è stato inviato al reponsabile per essere validato |
| • | Da correggere: il responsabile ha visionato il documento e ne ha modificato lo stato in modo che il dipendente possa correggerlo |
| • | Validato: il responsabile ha validato il documento |
Quando il documento è Inviato o Validato il dipendente NON può apportare modifiche a meno che non abbia il diritto di Riapertura della Reperibilità.
Nella sezione centrale della pagina è presente l'Elenco Reperibilità. All'apertura della pagina l'elenco è nascosto: agendo su + si rende visibile, agendo su - si rende nascosto.
Per ogni Reperibilità viene riportato il Periodo, l'Attività a cui imputare le ore lavorate e le informazione proprie di ogni documento web visibili in base alla configurazione della griglia (es. Esito, Note Iter).
Nella sezione inferiore, per ogni Reperibilità presente in elenco sono visibili i dettagli. La navigazione su i dettagli delle Reperibilità è via tab.
I dettagli visibili sono relativi alla sola Reperibilità selezionata.
I dettagli rappresentano:
| • | le Ore Lavorate per giorno suddivise per Attività. La distribuzione delle ore lavore nelle Attività è rappresentata da una matrice in cui ogni riga rappresenta l'Attività e le colonne rappresentano i giorni del Mese selezionato. |
Le righe della matrice si compongono nel seguente modo:
Attività: le prime n righe rappresentano le Attività movimentate dalla Reperibilità
Totale: sono le ore totali assegnate alle Attività caricate per la giornata
Attività - Presenze: rappresenta il confronto tra le ore assegnate alle Attività e le ore assegnate alle Presenze (per giorno non eleborato correttamente si conteggiano le ore specificate nei singoli dettagli di Presenza della Reperibilità, per giorno correttamente elaborato si conteggiano le Voci Base appartenenti al Gruppo Voci Base per Reperibilità configurato). Il campo può assumere i seguenti valori:
- 
: indica che la giornata non presenta Presenze (controllo effettuato sul primo e ultimo giorno della Reperibilità);
- 
: indica che la giornata ha un valore delle Attività coincidente con quello delle Presenze;
- 
: indica che per la giornata sono state elaborate le Timbrature e i Valori Voci prodotti a fronte della Reperibilità differiscono dalle Presenze caricate: per questo motivo il valore delle Attività è stato automaticamente allineato ai Valori Voci prodotti determinando una differenza rispetto alle Presenze;
- 
: quando è presente un ora con il segno "-" davanti significa che nelle Attivita sono state inserite meno ore rispetto a quante presenti nelle Presenze;
- 
: quando è presente un ora senza segni davanti significa che nelle Attivita sono state inserite più ore rispetto a quante presenti nelle Presenze.
Passando con il mouse sopra la dicitura Attività - Presenze e i diversi simboli della riga appare un tooltip in cui viene spiegato il significato.
| • | le Presenze svolte in Reperibilità. La presenze vengono rappresentate in un Calendario settimanale (è possibile utilizzare le frecce sopra il Calendario per spostarsi di settimana) con delle barre verticali colorate che rappresentano i singoli segmenti distinti per Inizio - Fine e Causale. Le Reperibilità non possono mai caricate a cavallo della mezzanotte. Se una Reperibilità è a cavallo delle mezzanotte deve essere spezzata in due su i due giorni di competenza. |
Wizard Inserimento/Modifica Reperibilità
Per inserire/modificare una Reperibilità è disponibile uno Wizard che ha lo scopo di guidare l'utente nella corretta compilazione dei dati.
E' attivabile con i comandi Inserisci Reperibilità, Modifica Reperibilità e Modifica Presenze.
La prima pagina consente di specificare il periodo entro cui si è svolta la Reperibilità. Il periodo può essere impostato in due modi:
| • | utilizzando il calendario |
| • | scegliendo tra i periodi delle Richieste a preventivo, agendo sull'icona  oppure  . L'icona verde indica che non esiste alcuna Reperibilità a consuntivo che si interseca con la Reperibilità a preventivo. L'icona rossa indica che esiste almeno una Reperibilità a consuntivo che si interseca per almeno un giorno con la Reperibilità a preventivo. Questa seconda condizione non impedisce di usarne il periodo. |
La seconda pagina consente di specificare il dati relativi all'Attività per la quale viene eseguita la Reperibilità: è possibile specificare tutti gli elementi che compongono l'Attività (in base a quanto definito nella griglia Timesheet - Dettagli Attività) oppure scegliere l'Attività dalle Preferite (con il bottone Scegli da Preferite) selezionando l'Alias voluto.
La terza pagina consente di indicare, per i giorni del Periodo specificato, la disponibilità data in termini di ore (Presenze) per la Reperibilità. Andando nella terza pagina, i dati specificati nelle prime due vengono automaticamente salvati, a meno di errori segnalati.
Per ogni Presenza i campi da valorizzare sono:
| • | Inizio: Ora di Inizio |
| • | Fine: Ora di Fine (nel caso di Presenza a cavallo della mezzanotte indicare l'ora del giorno successivo) |
| • | Causale: dettaglia la Presenza. E' possibile selezionare nella lista delle Causali configurate in TwClient - Configurazione Web - Tipo Documento Reperibilità - Causali |
| • | Note: campo facoltativo |
E' possibile compilare un solo giorno della Reperibilità e dunque replicare le Presenze su tutti i giorni della Reperibilità.
E' necessario confermare ogni inserimento prima di passare al successivo. Non è necessario compilare tutte le Presenze della Reperibilità ma può essere fatto in momenti successivi.
A fronte dell'inserimento delle Presenze, viene automaticamente popolata anche la matrice delle Ore lavorate per Attività. Tale automatismo viene meno qualora vi siano più Attività configurate e valorizzate per la giornata di inserimento Presenze.
Operatività sui dettagli
Per inserire, modificare e cancellare le ore delle Attività, dopo avere inserito almeno un'attività (con il relativo Comando oppure con il Wizard di inserimento Reperibilità), è sufficiente cliccare col mouse sulla cella risultante dall'incrocio attività/giorno: in corrispondeza del click si aprono i Dettagli in termini di valore attribuito alla cella e giornata a cui si riferisce il valore.
I Dettagli permettono in specificare le ore dedicate all'attività in una cerca giornata e di completare l'attribuzione delle ore con un'eventuale Nota. Nella nota possono essere inseriti al massimo 2000 caratteri. Per compilare agevolemente le Note è possibile fare un click sull'etichetta Note per far comparire una modale con un campo di tipo testo.
Dopo aver compilato il dettaglio con il tasto Conferma si salvano i dati inseriti. Se si inseriscono solo le Ore il salvataggio del dato avviene con il pulsante Invio. Nella modale del campo Note è possibile salvare usando la combinazione di tasti Ctrl+Invio.
Per quando riguarda i dettagli delle Presenze è possibile operare solo dal Wizard delle Reperibilità: il calendario delle Presenze è in sola consultazione.
Parametri
La consultazione delle Reperibilità avviene per Dipendente/Mese.
Se l'utente è un Validatore può selezionare il Dipendente del quale vuole consultare le Reperibilità. La consultazione è sempre possibile, l'operatività dipende dai Privilegi/Diritti impostati nel Profilo utente e dalla Proprietà Inserisci/Modifica/Cancella Sottoposto del Flusso associato al Documento.
Se l'utente è un Dipendente, la consultazione avviene solo per Mese esclusivamente sulle proprie Reperibilità.
Comandi
La sezione Comandi permette di gestire l'inserimento/modifica/cancellazione di una Reperibilità e l'inserimento/modifica/cancellazione delle Attività della Reperibilità
I comandi per la gestione della Reperibilità sono:
| • | Inserisci Reperibilità: attiva l'Wizard per l'inserimento di una nuova Reperibilità. |
| • | Modifica Reperibilità: attiva l'Wizard per la modifica di una Reperibilità selezionata (è necessario che solamente una Reperibilità sia selezionata nell'elenco delle Reperibilità) |
| • | Cancella Reperibilità: permette di cancellare una o più Reperibilità (che sia ancora con esito In Compilazione) con tutti i dettagli annessi. |
| • | Modifica Presenze: attiva l'Wizard per la modifica di una Reperibilità selezionata (è necessario che solamente una Reperibilità sia selezionata nell'elenco delle Reperibilità) posizionandosi direttamente sulla pagina delle Presenze. |
I comandi per la gestione delle Attività di Reperibilità sono:
| • | Inserisci attività: permette di inserire una nuova Attività, potendo specificare i diversi elementi che compongono un'Attività. E' possibile inserire un'attività se ha almeno un giorno di validità nel mese di compilazione. |
| • | Modifica attività: permette di modificare gli elementi delll'Attività inserita, i valori già inseriti nella matrice relativi all'attività modificata non subiscono variazioni ma vengono assegnati alla nuova Attività |
| • | Cancella attività: permette di cancellare un'Attività della Reperibilità e con essa tutte le ore già inserite. |
Invio in Convalida
L'invio in convalida di una o più Reperibilità (selezionare quelle volute dall'elenco delle Reperibilità) è possibile solo quando i seguenti vincoli sono rispettati:
| • | la Reperibilità deve comprendere presenze coincidenti in termini di quantità con le presenze calcolate dal cartellino; |
| • | le commesse utilizzate devono essere valide nel periodo della Reperibilità; |
| • | il timesheet del mese in cui si è svolta la Reperibilità deve essere In Compilazione o Da Correggere. |
Per l'invio in convalida è possibile anche specificare un sostituto e/o delle note.
Una volta inviato in convalida il documento non è più modificabile (a meno che non lo si riapra con il tasto "Riapri Reperibilità"), esso passa al responsabile che si occupa dell'effettiva validazione. Se il responsabile pone il documento nello stato "da correggere" allora il dipendente dovrà nuovamente modificarlo e reinviarlo in validazione.
La riapertura di una o più Reperibilità (selezionare quelle volute dall'elenco delle Reperibilità) è possibile solo quando le Reperibilità hanno esito "Inviato", "In Validazione" o "Validato". Ad ogni riapertura viene richiesto l'inserimento obbligatorio di una nota descrittiva la quale sarà visualizzabile nei dettagli della Reperibilità in esame è inoltre richiesto di confermare l'operazione. Una volta effettuata la riapertura, il documento si presenta con l'esito "Da Correggere" è quindi possibile modificare o reinviare il documento. Nel caso la Reperibilità abbia già subito qualche convalida da parte di uno o più validatori, tali convalide saranno annullate. Nella griglia di visualizzazione delle Reperibilità, nel campo "Note Riapertura" in un popover sono raggruppate tutte le note descrittive della riapertura. Nell'iter di una Reperibilità, quando viene riaperta non è visualizzato l'autore dei cambi di esito (Validazione Annullata e Da Correggere).