Note spese

La pagina delle Note spese ha la funzione di indicare tutti i movimenti di denaro avvenuti durante una trasferta: anticipi, resi e spese effettuate.

Il privilegio per poter operare è Note spese (con le opzioni di riapertura e condivisione della nota spese).

La nota spese nasce direttamente dalla trasferta infatti, in seguito all'inserimento di una nuova trasferta, il programma crea automaticamente la relativa nota spese. La nota così creata può essere compilata dal dipendente o tralasciata (se non ci sono stati moviementi di denaro).

Per utilizzare questa voce di menu, è necessario associare un flusso, su TwClient - Web - Configurazione Web, al Documento di Tipo Nota Spese. A differenza delle trasferte, per le note spese non è possibile creare più di un documento.

La pagina Note spese presenta i dati del mese corrente con, in testa, l'indicazione dello stato della primo documento di Nota spese presente (passando sopra con il mouse appaiono, se disponibili, i dati dell'iter di convalida e le eventuali note).

•	Da correggere: il responsabile ha visionato il documento e ne ha modificato lo stato in modo che il dipendente possa correggerlo

•	In validazione: almeno un responsabile ha validato il documento ma l'iter di convalida necessita di altre validazioni

Quando il documento è Inviato, In Validazione o Validato il dipendente NON può apportare modifiche. Se il dipendente ha il diritto di Riapertura della Nota spese allora può riaprire documenti che si trovano con esito Inviato o In Validazione.

Inoltre, per ogni Nota spese può essere presente l'indicazione Destinazione dato definito in fase di inserimento della Trasferta.

In questo box il dipendente può specificare gli eventuali anticipi ricevuti da parte dell'aziendao o resi effettuati dal dipendente stesso. Cliccando il pulsante "Aggiungi anticipo/reso" appare una riga vuota e l'utente inserisce:

1.	Anticipo/Reso: cliccando Anticipo l'ammontare è positivo, cliccando Reso il valore diventa negativo

3.	Valuta: valuta in cui è avvenuto lo scambio (ad esempio: sono stati resi 50 dollari avanzati dalla trasferta)

Nel box spese si possono inserire per ogni giorno della trasferta tutte le spese effettuate. La pagina si presenta con una griglia centrale dove le spese sono organizzate per macroaree: Aereo, Treno, Pasto, Hotel, ... Per ogni categoria e per ogni giornata, cliccando sulla cella, appare uno specchietto di dettaglio nella parte bassa della pagina, qui il dipendente può inserire:

1.	Ammontare: campo obbligatorio, quantitativo speso. Solo nel caso dell'"Auto personale" (qualora sia abilitata l'opzione "Abilita rimborso chilometrico" su T&W) l'Ammontare viene calcolato direttamente dal programma come Km percorsi * Rimborso unitario;

4.	Numero ricevuta: campo obbligatorio, numero proposto automaticamente dal sistema. Non possono esserci due spese con stesso numero ricevuta per la medesima nota spese

5.	Allegati: cliccando il link Allega si apre una finestra tramite cui si può allegare la ricevuta della spesa che si sta inserendo. E' presente un contatore che indica quanti allegati sono stati inseriti per quella spesa

Pagamento condiviso: il link Pagamento condiviso apre una finestra che permette di indicare il/i collega/colleghi con cui è stata condivisa la spesa. Nella finestra è sempre possibile aggiungere un collega che fa parte del proprio cono di visibilità, mentre con il tasto Avanzate è possibile specificare, se si ha il relativo diritto (in StartUtil), i colleghi con cui si è condivisa la spesa. E' presente un contatore che indica con quanti colleghi è stata condivisa la spesa;

8.	Km percorsi: solo per spese di tipo "Auto personale", va indicato il numero di km percorsi con la propria auto;

9.	Cilindrata: solo per spese di tipo "Auto personale", va indicata la cilindrata dell'auto personale del dipendente;

10.	Alimentazione: solo per spese di tipo "Auto personale", va indicato il tipo di alimentazione dell'auto personale del dipendente: benzina, gasolio;

11.	Rimborso unitario: solo per spese di tipo "Auto personale", questo dato viene inserito automaticamente in base a quali cilindrata e alimentazione sono state selezionate.

Il Bilancio permette di avere una vista riassuntiva di tutti gli anticipi/resi e delle spese effettuate per la nota spese.

Nella parte sinistra viene calcolato il totale di Euro che il dipendente ha ricevuto (segno positivo) o che ha reso (segno negativo), nella parte sinistra vengono riepilogate le spese distinte tra Contanti e Carta di Credito. L'unica voce delle spese che è diversa dalle altre è Spese personali, questa viene divisa tra:

•	Contanti: valore non considerato in fase del calcolo del totale delle spese, in quanto importo a carico del dipenente;

•	CC (Carta di Credito): valore che viene decurtato dal totale delle spese, in quanto importo a carico del dipenente pagato con Carta di Credito aziendale.

La differenza tra il Totale spese e il Totale anticipi/resi determina: se positivo l'importo che deve ricevere il dipendente, se negativo l'importo che deve ricevere l'azienda.

Per inserire/modificare una Trasferta è disponibile uno Wizard che ha lo scopo di guidare l'utente nella corretta compilazione dei dati.

E' attivabile con i comandi Inserisci Trasferta, Modifica Trasferta e Modifica Presenze.

La prima pagina consente di specificare il periodo entro cui si è svolta la Trasferta. Il periodo può essere impostato in due modi:

•

scegliendo tra i periodi delle Richieste a preventivo, agendo sull'icona

oppure

. L'icona verde indica che nessuna Trasferta a consuntivo si interseca con la Trasferta a preventivo. L'icona rossa indica che esiste una Trasferta a consuntivo che si interseca per almeno un giorno con la Trasferta a preventivo. Questa seconda condizione non impedisce di usarne il periodo.

La seconda pagina consente di specificare il dati relativi all'Attività per la quale si è andati in Trasferta: è possibile specificare tutti gli elementi che compongono l'Attività (in base a quanto definito nella griglia Timesheet - Dettagli Attività) oppure scegliere l'Attività dalle Preferite (con il bottone Scegli da Preferite) selezionando l'Alias voluto.

La terza pagina consente di indicare, per i giorni del Periodo specificato, le Presenze effettuate in Trasferta. Andando nella terza pagina, i dati specificati nelle prime due vengono automaticamente salvati, a meno di errori segnalati.

•	Fine: Ora di Fine (nel caso di Presenza a cavallo della mezzanotte indicare l'ora del giorno successivo)

•	Causale: dettaglia la Presenza. E' possibile selezionare nella lista delle Causali configurate in TwClient - Configurazione Web - Tipo Documento Trasferte - Causali

E' possibile compilare un solo giorno della Trasferta e dunque replicare le Presenze su tutti i giorni della Trasferta.

E' necessario confermare ogni inserimento prima di passare al successivo. Non è necessario compilare tutte le Presenze della Trasferta ma può essere fatto in momenti successivi.

A fronte dell'inserimento delle Presenze, viene automaticamente popolata anche la matrice delle Ore lavorate per Attività. Tale automatismo viene meno qualora vi siano più Attività configurate e valorizzate per la giornata di inserimento Presenze.

La sezione Comandi permette di gestire alcuni aspetti della nota spese selezionata:

•	Modifica date trasferta: attiva il Wizard per la modifica della Trasferta collegata alla nota spese (è necessario che solamente una Nota spese sia selezionata nell'elenco delle Note Spese). La modale che si apre è la stessa presente nella pagina Trasferte.

•	Pagamenti: apre la modale con l'elenco di tutte le spese già inserite per la nota spese, questi dati sono ordinabili per ciascuna delle colonne presenti: Tipo, Data, Euro, Numero ricevuta, Metodo.

•

Modifica TDC: si apre la finestra in cui inserire i Tassi di Cambio utilizzati per la Nota Spese selezionata, qui si dovranno inserire il cambio Euro-Valuta, per ogni valuta utilizzata. Si noti che modificando il TDC di una valuta vengono modificati tutti gli ammontari di tutte le spese in quella valuta, questo per permettere una modifica anche posteriori del TDC. Un TDC è eliminabile solo e soltanto se non è utilizzato nella nota spese corrente.

Espandendo il box Spese, di una singola Nota spese, e cliccando su una cella (Spesa-Giorno), nel menu laterale appare la sezione Dettaglio Nota spese tramite la quale si può modificare la singola spesa. In particolare è possibile:

•	Cambiare tipo spesa: qualora la spesa selezionata sia stata inserita per la categoria errata, il sistema permette di modificarne la categoria mantenedo inalterati tutti i dati già inseriti. Ad esempio: si può modificare la spesa da tipo Treno a tipo Pasto.

•	Cambiare data spesa: qualora la spesa selezionata sia stata inserita per la giornata errata, il sistema permette di modificarne la data mantenedo inalterati tutti i dati già inseriti.

L'invio in convalida di una o più Note spese (selezionare quelle volute dall'elenco delle Note spese) è possibile solo quando essa si trova con esito In Compilazione o Da Correggere.

Per l'invio in convalida è possibile anche specificare un sostituto e/o delle note.

Una volta inviato in convalida il documento non è più modificabile (a meno che non lo si riapra con il tasto "Riapri Nota spese"), esso passa al responsabile che si occupa dell'effettiva validazione. Se il responsabile pone il documento nello stato "da correggere" allora il dipendente dovrà nuovamente modificarlo e reinviarlo in validazione.

La riapertura di una o più Note spese (selezionare quelle volute dall'elenco delle Note spese) è possibile solo quando le Note spese hanno esito "Inviato" o "In Validazione", l'esito "Validato" non da luogo alla riapertura in quanto la Nota in quel caso viene considerata saldata.

Ad ogni riapertura viene richiesto l'inserimento obbligatorio di una nota descrittiva la quale sarà visualizzabile nei dettagli della Note spese in esame è inoltre richiesto di confermare l'operazione. Una volta effettuata la riapertura, il documento si presenta con l'esito "Da Correggere" è quindi possibile modificare o reinviare il documento. Nel caso la Note spese abbia già subito qualche convalida da parte di uno o più validatori, tali convalide saranno annullate. Nella griglia di visualizzazione delle Note spese, nel campo "Note Riapertura" in un popover sono raggruppate tutte le note descrittive della riapertura. Nell'iter di una Note spese, quando viene riaperta non è visualizzato l'autore dei cambi di esito (Validazione Annullata e Da Correggere).

•

Bilancio esteso: questo report si prospetta di dare una visione globale della Nota spese selezionata. Esso si articola in due pagine: nella prima pagina sono presenti un riepilogo degli Anticipi e Resi (specificando la valuta), un riepilogo generale delle Spese in euro, il Dettaglio di tutte le Spese, ordinate per data e indicando la valuta e un riepilogo dei dati dell'Auto personale se utilizzata; nella seconda pagina è presente la griglia delle Spese così come mostrata nel box Spese dell'applicazione.