Informazioni generali

StartWeb rappresenta la soluzione web per la gestione delle presenze. Nel contesto dell’ambiente START, Solari ha destinato questa soluzione sia agli utenti dell’ufficio personale, sia ai Dipendenti e responsabili di enti o aziende, dotandoli di una procedura che consente di consultare i dati personali e di caricare richieste di Giustificazione e autorizzazioni agòli straordinari. Attraverso tale applicazione si è contribuito a decentrare i compiti dell’ufficio personale e a snellire il flusso delle comunicazioni con i Dipendenti mediante processi di autorizzazione informatica dei documenti legati alle presenze/assenze e di visualizzazione delle informazioni altrimenti reperibili solo presso l’ufficio del personale.

StartWeb permette di sostituire il tradizionale flusso di documenti cartacei con una gestione elettronica dell'informazione; è possibile richiedere delle Giustificazioni di assenza (come ferie, permessi o servizio fuori sede), inserire delle Timbrature (ad esempio Timbrature omesse per dimenticanza); inoltre, è possibile la gestione delle autorizzazioni allo straordinario, a preventivo mediante la richiesta delle autorizzazioni di straordinario, oppure a consuntivo mediante il processo di convalida dello straordinario effettuato.

StartWeb si basa sulla definizione di diverse tipologie di utenti, quali possono essere una portineria, piuttosto che un Dipendente o un responsabile di reparto, e sulla definizione di diverse tipologie di informazioni che possono essere rese disponibili agli utenti, oppure richieste agli stessi. In generale gli utenti si dividono in:

La differenza tra i due tipi di utenti è semplicemente che il Dipendente visualizza e gestisce esclusivamente dati che lo riguardano, mentre il responsabile/delegato può vedere e modificare i dati che riguardano un insieme di Dipendenti di propria competenza. L'insieme dei Dipendenti di competenza può essere diverso a seconda del tipo di documento; ad esempio un utente potrebbe essere responsabile di dieci persone per quanto riguarda l'autorizzazione delle Giustificazioni di assenza, mentre potrebbe vedere esclusivamente i propri straordinari. In StartWeb è presente una funzionalità chiamata "Selezione Dipendenti" che consente di limitare temporaneamente il numero di Dipendenti sui quali operare; questa funzionalità può risultare utile nelle situazioni in cui, ad esempio, il responsabile voglia concentrarsi di volta in volta sui Dipendenti di un singolo reparto, o comunque in tutte le situazioni in cui il numero di Dipendenti sia così alto da essere non gestibile con praticità.

StartWeb permette di sottoporre a procedura di convalida i documenti inseriti dai Dipendenti; in questo modo i vari responsabili possono prendere visione delle Giustificazioni, Timbrature o straordinari che riguardano i Dipendenti di propria competenza e possono convalidarli o chiederne la correzione, specificando eventualmente il motivo dell'azione intrapresa o inserendo le note che ritengono di dover precisare. Quando un Dipendente inserisce un documento, viene avviato un processo di convalida che, nel caso in cui tutti i responsabili previsti dal flusso di convalida diano il proprio benestare, porterà il documento ad essere considerato definitivo e a partecipare all'insieme dei dati inerenti il Dipendente per quanto riguarda la sua gestione presenze. Per esaminare più in dettaglio il flusso di convalida cui un documento è assoggettato, si riporta come esempio il documento GIUSTIFICATIVO.

1.	Il Dipendente Bianchi Gianni, dell'ufficio CALL CENTER, inserisce una richiesta di Giustificazione di tipo FERIE

2.	StartWeb determina che per questo Dipendente e questo tipo di documento, è necessaria l'autorizzazione di Canto Marco, capo reparto dell'ufficio CALL CENTER, e Anzil Aldo, capo area dell'ufficio ASSISTENZA.

Quando Canto Marco, responsabile di reparto, entra nell'applicativo StartWeb, gli viene segnalato che c'è un documento che deve essere convalidato; può dunque prenderne visione, modificarlo o anche eliminarlo. Quando ritiene che sia il caso può convalidarlo, o reinviarlo al Dipendente perchè reputa che debba essere modificato.

4.	Quando il documento viene convalidato da Canto Marco, passa al responsabile successivo, cioè Anzil Aldo capo area di ASSISTENZA.

5.	Quando Anzil Aldo ha convalidato il documento, esso diventa definitivamente approvato e viene messo a disposizione dell'ufficio personale che può dunque utilizzarlo per l'elaborazione delle presenze di Bianchi Gianni.

Nota: StartWeb tiene traccia di tutte le azioni di convalida intraprese dai responsabili.

Ogni documento di StartWeb possiede due attributi fondamentali che riguardano il processo di convalida che sta subendo o ha subìto; essi sono lo STATO e l'ESITO di convalida.

Lo Stato rappresenta l'attributo più importante del documento, ed è un'indicazione chiara ed immediata sul fatto che il documento sia ancora modificabile oppure no. Lo Stato di un documento può essere:

1.	Aperto. Il processo di convalida è ancora in corso, per cui il documento non è ancora disponibile per l'ufficio del personale.

2.	Chiuso. Il documento è stato reso disponibile all'ufficio del personale che quindi può utilizzarlo per il calcolo delle presenze del Dipendente. Il documento inoltre non è più modificabile.

3.	Chiuso manualmente. Il significato è equivalente a Chiuso, con la differenza che l'operazione di chiusura è stata svolta esplicitamente dall'ufficio personale mediante l'operazione di Trasferimento.

4.	Annullato. Equivale ad una cancellazione logica del documento, che però non viene effettivamente eliminato, ad esempio perchè si vuole tenerne traccia per esigenze future quali la trasparenza nei confronti dei Dipendenti o a scopo statistico.

5.	Da Sostituire. E' l'equivalente di Aperto, si applica ai documenti di tipo Provvisorio e identifica il fatto che tale Giustificativo è in attesa di essere sostituito con il corrispondente dato Definitivo.

6.	Sostituito. Identifica a tutti gli effetti l'annullamento del documento specificando però che tale annullamento dipende dalla sostituzione del Giustificativo provvisorio con un Giustificativo definitivo.

L'Esito di convalida fornisce un'indicazione sulle azioni intraprese dai vari responsabili nei confronti del documento. Utilizzando un paragone inerente con la tradizionale gestione documentale, si potrebbe dire che l'Esito descrive "su quale scrivania" si trova il documento. Inoltre, se il documento risultasse chiuso o annullato, l'esito equivarrebbe all'ultima azione intrapresa da parte del responsabile prima che il documento fosse reso non più modificabile. Di seguito vengono esposti i possibili Esiti con il rispettivo significato:

1.	Inviato. Il documento è stato inserito e nessun responsabile ha ancora intrapreso azioni di convalida su di esso.

2.	In validazione. Almeno un responsabile ha intrapreso un'azione di convalida sul documento e l'ultima azione ha avuto effetto positivo, cioè il responsabile ha convalidato il documento. Il documento deve subire ancora delle validazioni da parte di qualche responsabile.

3.	Da Correggere. Almeno un responsabile ha intrapreso un'azione di convalida sul documento e l'ultima azione ha avuto effetto negativo, cioè il responsabile ha richiesto che il documento venga corretto; è necessario che il Dipendente modifichi il documento e lo reinvii al responsabile.

4.	Validato. Tutti i responsabili previsti dall'iter di convalida del documento lo hanno convalidato.

5.	Non accettato. L'ultimo responsabile che ha intrapreso un'azione di convalida ha negato la possibilità di accettare il documento; esso risulta in stato Annullato e non può più essere modificato né tantomeno convalidato.

6.	Valid. Annullata. La convalida del documento è stata annullata dallo stesso responsabile che l'aveva precedentemente validato.