La voce di menù Timesheet, consente l'assegnazione delle ore lavorate alle Commesse/SottoCommesse attive nella Contabilità Gestionale dell'azienda.
L'attività è in realtà qualificata da vari elementi che nel loro insieme dettagliano l'unità minima cui assegnare le ore. Alcuni elementi sono obbligatori (Commessa e Tipo Attività) mentre altri sono facoltativi (SottoCommessa, Cliente, Centro di Costo ricevente e Ordine Interno). Per maggiori dettagli sui diversi elementi si rimanda all'anagrafica delle Tabelle Timesheet.
La presenza dei vari elementi dipende dall'organizzazione aziendale e viene implementata attraverso la Configurazione della griglia "Timesheet - Valori di Dettaglio" da Twclient (in cui si avrà cura di selezionare al massimo una colonna per elemento dell'attività).
Le ore assegnate alle attività nel Timesheet vengono confrontate con le ore lavorate calcolate a partire dai dati di presenza calcolati al Livello di Elaborazione configurato nelle Impostazioni. Perché il confronto funzioni correttamente è necessario configurare in Time&Work - Impostazioni StartWeb - pagina Timesheet il Livello Elaborazione dei Valori Voci Base, il Gruppo Voci Base Presenze che rappresenta l'insieme delle Voci Base rappresentanti le ore lavorate (quindi da giustificare con il Timesheet) e il Gruppo Voci Base Assenze che rappresenta l'insieme delle Voci Base di Assenza che vengono riportate come Totale nella riga ASSENZE del Timesheet.
Il privilegio per poter operare è il Timesheet (con le opzioni Inserisci/Modifica/Cancella e Abilita l'assegnazione del Saldo ad un'Attività).
Accedendo alla voce Cartellino/Timesheet del menu la finestra presenta i dati del mese corrente con, in testa, l'indicazione dello stato del documento (passando sopra con il mouse appaiono, se disponibili, i dati dell'iter di convalida e le eventuali note):
| • | In compilazione: il documento è ancora in fase di compilazione |
| • | Inviato: il documento è completato ed è stato inviato al reponsabile per essere validato |
| • | Da correggere: il responsabile ha visionato il documento e ne ha modificato lo stato in modo che il dipendente possa correggerlo |
| • | Validato: il responsabile ha validato il documento |
Quando il documento è Inviato o Validato il dipendente NON può apportare modifiche.
Struttura
La pagina propone una griglia centrale in cui è presente il Piano Attività da compilare.
Le prime colonne della griglia identificano l'attività in questione e possono essere (configurabili da Time&Work):
| • | Codice commessa |
| • | Commessa |
| • | Codice sottocommessa |
| • | Sottocommessa |
| • | Commessa e Sottocommessa (nella struttura Codice Comessa.Codice Sottocommessa): passando sopra con il mouse viene visualizzata la descrizione della Commessa) |
| • | Codice attività |
| • | Attività |
| • | Codice cliente |
| • | Cliente |
| • | Codice CDC |
| • | CDC ricevente (Descrizione del Centro di Costo ricevente) |
| • | Codice Ordine interno |
| • | Ordine interno |
Le colonne successive identificano le giornate del mese selezionato. Vengono colorate di azzurrino i sabati e le domeniche del mese.
Le righe si compongono nel seguente modo:
| • | Attività: le prime n righe del Timesheet sono le attività inserite dall'utente per il mese selezionato |
| • | Trasferte: qualora il Dipendente abbia effettuato delle Trasferte, rappresenta la somma delle Ore assegnate alle Attività in Trasferta. |
| • | Assenze: sono il totale dellle ore di assenza caricate nel sistema e relative al livello di elaborazione richiesta o corrente (se non ancora disponibile quella richiesta) (come somma delle Voci Base configuate nel Gruppo Voci Base Assenze) |
| • | Totale: sono le ore totali assegnate alle Attività caricate per la giornata più le Assenze più le eventuali Trasferte |
| • | Attività - Cartellino: rappresenta il confronto tra il Piano Attività e il Cartellino e può assumere diversi valori: |
- 
: indica che la giornata non è ancora stata elaborata in base al Livello di Elaborazione richiesto;
- 
: indica che la giornata è stata compilata correttamente in termini di totale ore rispetto al totale dei Valori Voci di Presenza presenti nel cartellino, tale simbolo appare solo se la giornata nel cartellino è stata elaborata in base al Livello di Elaborazione richiesto;
- 
: quando è presente un ora con il segno "-" davanti significa che nel Timesheet sono state inserite meno ore rispetto a quante presenti dall'elaborazione del cartellino;
- 
: quando è presente un ora senza segni davanti significa che nel Timesheet sono state inserite più ore rispetto a quante presenti dall'elaborazione del cartellino.
Passando con il mouse sopra la dicitura Assenze, Attività - Cartellino e i diversi simboli della riga appare un tooltip in cui viene spiegato il significato.
Operatività in Griglia
Per inserire, modificare e cancellare le ore del Piano Attività, dopo avere inserito almeno un'attività (con il relativo Comando), è sufficiente cliccare col mouse sulla cella in corrispondenza dell'attività-giorno (riga-colonna) desiderata. In questo modo si aprono i Dettagli che riepilogano la cella selezionata indicando la Data su cui si è posizionati (la cella selezionata viene bordata di arancione)
In questo modo l'utente può rendersi conto se ha selezionato la cella corretta.
E' presente il campo Ore per inserire le ore da attribuire all'attività per la giornata, il formato dell'ora è HH.MM. Se configurata la visibilità a livello di griglia (in Time&Work) è presente anche il campo Quantità, il formato è un valore intero (se il campo è reso visibile è obbligatorio inserire un valore > 0). Inoltre, è presente il campo Note dove l'utente può inserire delle note relativamente all'attività eseguita, possono essere inseriti al massimo 2000 caratteri. Per compilare più agevolemente le Note è possibile fare un click sull'etichetta Note e si aprirà una finestra con un campo di tipo testo.
Una volta compilato il dettaglio cliccando Conferma si salvano i dati inseriti. Notare che se si inseriscono solo le Ore è sufficiente premere il pulsante Invio della tastiera per salvare.Lo stesso vale se ci si trova sul campo Quantità, qualora visbile). Dal campo Note è invece possibile premere la combinazione Ctrl+Invio per salvare.
Parametri
Nel menù laterale è possibile selezionare la Data, in questo modo selezionando un qualsiasi giorno di un mese verrà mostrato il Timesheet di tutto il mese.
Solo per i responsabili è presente anche il campo Dipendente, grazie al quale è possibile selezionare il sottoposto sul quale si vuole operare. Notare che per poter operare su un sottoposto è necessario godere del privilegio di inserimento sui sottoposti (configurabile in Time&Work).
Comandi
La sezione Comandi degli Strumenti permette di gestire le attività del Timesheet.
I principali comandi per le attività sono:
| • | Inserisci attività: permette di inserire una nuova attività, potendo specificare Commessa/Sottocommessa, Attività, Cliente, Centro di Costo (se diverso da quello proprio di appartenenza) e Ordine interno. I campi obbligatori sono solo i primi due, ovvero Commessa/Sottocommessa (quest'ultima facoltativa) e Attività, gli altri sono visibili solo se mostrate le relative colonne nella griglia del Timesheet; E' possibile inserire un'attività se ha almento un giorno di validità nel mese di compilazione. |
| • | Modifica attività: permette di modificare gli elementi delll'attività inserita, i valori già inseriti nel Timesheet relativi all'attività modificata non subiscono variazioni; |
| • | Cancella attività: permette di cancellare un'attività dal Timesheet e con essa tutte le ore già inserite. |
Inoltre sono presenti i comandi:
| • | Aggiungi attività a preferiti: permette di aggiungere la/le attività selezionata/e ai Preferiti |
| • | Importa attività da preferiti: permette di importare tutte le attività dei preferiti nel mese selezionato |
| • | Assegna saldo ad attività: tramite questo pulsante, visibile e disponibile solo se il relativo privilegio è attivo, vengono attribuite le ore che mancano per la compilazione del Timesheet all'attività selezionata giornata per giornata, questo comando funziona solo per i giorni già correttamente elaborati. Ad esempio se in un giorno risultano 2 ore mancanti e in un altro 3 ore mancanti per eguagliare l'attività cartellino, selezionando un'attività e cliccando il comando "Assegna saldo ad attività" tali ore vengono attribuite direttamente a quell'attività (andando in incremento qualora siano già assegnate delle ore). |
Convalida
L'invio in convalida del Timesheet è possibile solo quando tutte le giornate del Piano Attività presentano il simbolo , se l'utente prova a inviare in convalida un mese che presenta delle ore in eccesso o in difetto il programma avvisa tramite popup dell'anomalia segnalando quali sono le giornate non valide. Oltre al controllo sulla correttezza delle ore compilate, vengono anche effettuati dei controlli sulle date di validità delle Commesse/Sottocommesse in base a quanto configurato in Time&Work nelle Impostazioni Startweb - pagina Timesheet.
E' possibile, inoltre, invocare controlli personalizzati compilando in modo opportuno la funzione di database denominata TSH_Errori_TimeSheet.
Per l'invio in convalida è possibile anche specificare un sostituto e/o delle note.
Una volta inviato in convalida il documento non è più modificabile, esso passa al responsabile che si occupa dell'effettiva validazione. Se il responsabile pone il documento nello stato "da correggere" allora il dipendente dovrà nuovamente modificarlo e reinviarlo in validazione.
Gestione Preferiti
I Preferiti servono per rendere più fluida la gestione del Timesheet. Grazie a questa pagina è possibile risparmiare tempo nella creazione delle attività mese per mese. Infatti, dopo aver inserito delle attività nella pagina dei Preferiti è sufficiente cliccare il pulsante "Importa attività da preferiti" nel Timesheet per ritrovare le attività nel mese prescelto senza doverle definire nuovamente.
La pagina dei Preferiti può essere popolata:
| • | tramite inserimento diretto con il pulsante Inserisci, in questo modo si definisce un'attività da inserire nei Preferiti |
| • | tramite il comando "Aggiungi a Preferiti", in questo modo un'attività già inserita nel Timesheet viene copiata nei preferiti |
Le attività nei preferiti sono sempre modificabili e cancellabili, a meno di impostazioni diverse dei privilegi utente. Le attività che risultano scadute alla data corrente vengono visualizzate in corsivo per identificarle più velocemente e poterle rimuovere.
Ciascun Utente ha la possibilità di assegnare un Alias a ciascuna Attività Preferita (l'Alias risulta privato dell'Utente), così da identificarla più agevolmente.L'Alias viene utilizzato nell'inserimente delle Trasferte e nelle griglie del Timesheet/Trasferta come possibile campo visualizzabile (da TwClient è possibile abilitare/disabilitare la colonna). Nel caso un'Attività (per l'Utente collegato) non abbia configurato un Alias nelle Attività Preferite, viene mostrata una stringa che costituisce la concatenazione delle informazioni dei diversi elementi dell'Attività.
Report
E' disponibile la stampa del piano attività con riepilogo delle ore inserite sia per giornata sia per attività. I parametri da inserire sono data iniziale e data finale, il responsabile può filtrare anche per sottoposto.