Le mie richieste

Nella sezione Le mie richieste vengono riepilogate tutte le diverse tipologie di richieste che il Dipendente può avanzare verso i vari enti aziendali e che possono prevedere un iter di convalida.

Nel Widget posto nella Home Page per ogni Tipologia di richiesta viene riepilogato il numero di documenti in attesa di convalida da parte dei responsabili, vengono evidenziate solo le richieste dal mese precedente attuale fino a 11 mesi successivi (se la data corrente è 07.09.2015, il periodo di visualizzazione va dal 01.08.2015 al 31.08.2016). Oltre a ciò, per i documenti per cui ciò è significativo viene data la possibilità di inserire direttamente delle nuove richieste.

In questa pagina si possono gestire tutte le varie tipologie di richieste (Giustificativi, Omesse Timbrature, ...) previste dall'applicazione.

•	inserimento richiesta - selezionato il tipo dal menù di sinistra, si apre una finestra con i parametri specifici da inserire, quelli contrassegnati da un asterisco (*) sono obbligatori per portare a termine la richiesta

•	modifica di una richiesta - tramite doppio click sulla corrispondente riga o selezione (check) e successiva funzione Modifica dal menù di sinistra

Per quanto riguarda la funzione di annullamento delle richieste di Giustificativi, Omesse Timbrature, ... precedentemente inviate, che corrisponde ad una cancellazione logica, l'utente può annullare la richiesta solo se la richiesta non è stata già sottoposta a convalida, cioè solo se il suo esito è Inviato, In validazione, Validato-Aperto. In questo caso la richiesta non entra più a far parte dei documenti da validare da parte del responsabile e non viene presa in considerazione per la gestione delle presenze. Anche i responsabili possono annullare le richieste dei loro sottoposti.
Nella pagina è, inoltre, disponibile un filtro per nascondere le richieste annullate (di default tali richieste non sono visibili), basta cliccare la voce Filtra per esito nel menù laterale, è anche possibile visualizzare le rischieste in base allo stato di validazione.

La pagina delle Mie Richieste è divisa tra Assenze, Straordinari, HR e Missioni, Altri; il numero scritto accanto a tali schede rappresenta il quantitativo di richieste presenti per l'utente, in base ai filtri impostati nel menù laterale.

La Motivazione (campo obbligatorio) è la causa a seguito della quale è necessario inserire la timbratura. Tale dato, in base alla configurazione prevista dal sistema, può essere precompilato con un valore di default.

La Causale si può scegliere fra l'elenco delle Causali da terminale pubblicate; se però il dipendente cha fa la richiesta ha associato "Gruppo di Causali da terminale" (campo dell'inquadramento), allora l'elenco è limitato alle Causali pubblicate che fanno parte del gruppo.

E' possibile inserire giustificativi per un periodo di tempo continuativo oppure per un elenco di giornate sparse usando il link Seleziona Date. In questo secondo caso, viene caricato un giustificativo per ogni giorno selezionato.

E' prevista la possibilità di gestire dei giustificativi provvisori. A fronte del caricamento di una voce provvisoria e della successiva convalida da parte dei responsabili, nella Home Page viene evidenziata la presenza di tale tipologia di giustificativo. L'utente ha poi la possibilità di consolidare tale richiesta associandogli la Voce Base definitiva.

Per la richiesta di Giustificativi, se è presente il relativo modulo, è possibile specificare anche la Missione di riferimento. E' possibile differenziare le Voci Basi associabili ad un Giustificativo tra un profilo di Responsabile ed un profilo di Dipendente.

Nella tabella relativa alla Pianificazione Assenze vengono visualizzate le assenze pianificate dall'utente e le informazioni connesse sullo stato di validazione, l'esito e le eventuali note. Cliccando sull'icona accanto al nome della sezione, si accede direttamente alla pagina della Pianificazione Assenze.

Nella tabella relativa agli Scambi Turni di Reperibilità (o Servizio) è possibile visualizzare le richieste di Scambi Turni di Reperibilità (o Servizio) effettuate dall'utente e le informazioni ad essa associate. Cliccando sull'icona accanto al nome della sezione, si accede direttamente alla pagina della Pianificazione Turni di Reperibilità (o Servizio).

E' possibile chiedere che delle ore extra lavorate vengano riconosciute come lavoro straordinario. Tale operazione è possibile farla a posteriori rispetto allo straordinario svolto.

Quando si prevede che si lavorerà di più del orario ordinario, è possibile richiedere l'autorizzazione, a priori, di straordinari.

La funzione per la richiesta di straordinari prende in considerazione le diverse e nuove opzioni previste a livello di tipi di autorizzazione degli straordinari.

Nel caso all'utente sia univocamente assegnata un'unica tipologia di autorizzazione straordinari alla selezione del periodo vengono proposti i dati per la richiesta stessa, al contrario, nel caso per il dipendente siano previsti diversi successivi livelli di autorizzazione, viene preventivamente richiesto di scegliere su quale operare. In ogni caso è necessario indicare il periodo in cui si prevede di lavorare di più del proprio monte ore standard.

In base alla confgurazione del tipo autorizzazione straordinario, nella parte alta della finestra di richiesta autorizzazione straordinario appare una tabella che elenca i Prospetti Straordinari legati a tale tipo autorizzazione straordinario. Inoltre, sempre in base alla confgurazione del tipo autorizzazione straordinario, è possibile visualizzare il Prospetto delle Timbrature, accando al Periodo c'è il link "Mostra Prospetto TImbr." che apre una nuova scheda web in cui è possibile visualizzare per il periodo selezionato le timbrature originali e variate e le causali se opportunamente configurati.

Oltre al prospetto voci, se previsto in configurazione, all'utente vengono proposte le diverse voci prese in esame dall'autorizzazione, ognuna con l'eventuale valore di default (in particolare nel caso di richiesta a consuntivo) e con la possibilità di impostare i valori.

Se previsto in configurazione è anche possibile inserire una richiesta senza specificare i valori, intendendo in questo caso un'autorizzazione illimitata dello straordinario.

Alla conferma viene controllato il rispetto degli eventuali vincoli per i valori inseriti.

Sia in fase di richiesta degli Straordinari che in fase di Convalida (per alcune proprietà) vengono gestite delle specifiche proprietà:

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Per le richieste di Straordinari collegate a Tipi Autorizzazione di tipo Preventivo, se attivata la relativa proprietà, viene richiesto di specificare un singolo giorno anziché un periodo (caratterizzato da una data inizio e una data fine). Anche in fase di convalida sarà indicata la sola data relativa alla giornata scelta;

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Per le richieste di Straordinari collegate a Tipi Autorizzazione di tipo Preventivo, se viene attivatà la relativa proprietà, la voce Cumulativa sarà subito abilitata per la compilazione (senza quindi la necessità di cliccare sul bottone Abilita). Se non viene compilato il valore, se nel Tipo Autorizzazione è checkato il flag Valore Obbligatorio, sarà richiesta la compilazione del valore, viceversa sarà salvato il valore 0 che significa non autorizzare alcun straordinario. Se invece il campo viene disabilitato il valore salvato è indefinito che equivale ad autorizzare tutto lo Straordinario;

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Per le richieste e le convalide collegate a Tipi Autorizzazione di tipo Preventivo, se viene attivata la relativa proprietà, vengono subito visualizzate tutte le voci di Dettaglio, viceversa tutte le voci di Dettaglio sono nascoste e per visualizzarle è necessarie fare un click sul link Mostra avanzate;

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Per le richieste e le convalide collegate a Tipi Autorizzazione di tipo Preventivo, se viene attivata la relativa proprietà, le Voci di Dettaglio saranno subito abilitate per la compilazione (senza quindi la necessità di cliccare sul bottone Abilita). Se non viene compilato il valore, se nel Tipo Autorizzazione è checkato il flag Valore Obbligatorio, sarà richiesta la compilazione del valore, viceversa sarà salvato il valore 0 che significa non autorizzare alcun straordinario per la specifica Voce di Dettaglio. Se invece il campo viene disabilitato il valore salvato è indefinito che equivale ad autorizzare tutto lo Straordinario salvandola nella specifica Voce di Dettaglio;

Non è possibile agire sulle richieste di straordinario nel caso siano state già svolte delle successive elaborazioni.

E' possibile effettuare delle richieste anche per il mondo dell'HR. Questo si articola in varie parti:

In tutti i casi il dipendente effettua la richiesta generica del oggetto HR di suo interesse, successivamente è il responsabile che effettua l'assegnazione specifica dell'oggetto che può essere un determinato modello di cellulare piuttosto che una certa visita medica. Solo a seguito dell'assegnazione e convalida da parte del responsabile, il dipendente si vedrà attribuito l'oggetto HR richiesto.

In questa finestra è presente anche il pulsante "Prima volta", questo serve per richiedere la dotazione associata al dipenente. Ogni dipendente cliccando tale pulsante vede elencati i materiali della propria dotazione, se assegnatagli, e in tal caso può effettuare la richiesta di tutti o di una parte di questi.

Il Dipendente può chiedere un cambio di orari pianificati nel Piano di Lavoro e/o orari teorici, qualora non vi sia alcun orario pianificato sul Piano di Lavoro. La richiesta del Dipendente è relativa solo a sè stesso e consiste nella proposta di scambiare gli orari relativi a due giornate.

La richiesta è soggetta ad approvazione da parte del responsabile: è quindi assoggettata a iter di convalida. La richiesta può prevedere allegati e può essere accompagnata da email di notifica.

I vincoli che le giornate di cambio orario devono soddisfare possono essere fissati per mezzo di due regole:

- L'orario può essere scambiato solo una volta e con quello di un giorno dello stesso mese solare.

- L'orario può essere scambiato solo una volta con quello di un giorno distante al massimo N giorni di calendario (N configurabile).

L'orario può essere scambiato solo una volta in relazione ad una giornata: se per una giornata esiste un'altra richiesta di cambio orario, non è possibile richiederne una seconda.

La regola che stabilisce i vincoli sul cambio orario viene assegnata al Dipendente per mezzo del Profilo Utente (StartUtil).

Quando la richiesta termina l'iter di convalida, se per il documento Cambio Orario è prevista la Chiusura Automatica, il cambio diventa effettivo e se le due giornate sono elaborate vengono automaticamente annullate.

Se invece non è prevista la Chiusura Automatica, il Cambio Orario effettivo avviene con un Trasferimento esplicito dalla pagina di Amministrazione dei Cambi Orari.

Giustificativi: riporta la stampa delle richieste di giustificazione selezionate. E' sostanzialmente la stampa di quello che si vede a video con l'impostazione della selezione in base al periodo di riferimento del giustificativo, al dipendente e ai dati di "Esito" e "Stato".

Trasferte: produce un riepilogo delle trasferte fatte dai dipendenti nel periodo selezionato. E' considerata Trasferta una successione di giustificativi che utilizzano i due gruppi di voci base selezionati che consentono di suddividere i giustificativi fra viaggio e lavoro (dalle impostazioni di StartWeb in Time&Work è possibile stabilire i gruppi di Voci Base per Viaggi e Lavoro in trasferta). La stampa è raggruppata per dipendente, i giustificativi sono ordinati per data ed ora di inizio e raggruppati per gruppo di voci di appartenenza, per cui di norma la trasferta è formata da tre sezioni che si alternano: due per il viaggio ed una per le ore di lavoro. Per ogni giorno, si riportano i seguenti dati: data di inizio del giustificativo, gli intervalli di inizio e fine validità del giustificativo, per tutti i giustificativi dello stesso tipo, fino ad un massimo di 5 intervalli (se il numero di intervalli è superiore, si stampa un simbolo "..." dopo l’ultimo intervallo), il Totale delle ore dei giustificativi della giornata e tutte le Note inserite assieme ai giustificativi, concatenate una di seguito all’altra e separate da " | ".

Omesse timbrature: riporta la stampa delle Omesse Timbrature, filtrando per Esito, Giustificativi, Validatori e opzionalemente per Causali.

Autorizzazioni straordinari: riporta la stampa delle richieste di Autorizzazione Straordinario, è posssibile filtrare in base all'iter di convalida e al validatore.

Autorizzazioni lavoro straordinario: riporta la stampa delle richieste di Autorizzazione di Lavoro Straordinario, è posssibile filtrare in base all'iter di convalida e al validatore.

N.B.: se lo schema griglie relativo alle Mie Richiste settato in time&work, nascondono alcune colonne della maschera Startweb, i valori relativi dei reports non verranno riportati.