Pianificazione Orari

In fase di Elaborazione Giornaliera ad ogni Dipendente e per ogni giornata viene assegnato un particolare Orario di Lavoro, che caratterizza il comportamento del Dipendente e, quindi, la contabilizzazione delle ore di lavoro svolte. L’Orario può essere determinato dall’Elaborazione stessa, oppure precaricato nel Piano di Lavoro (ad esempio per risolvere problemi relativi ai cambi di turno).

Fra le attività che in alcuni casi risulta necessario prevedere in alcune realtà vi è anche quella di pianificazione degli Orari di Lavoro. Infatti, se, in generale, l’impostazione della turnazione in anagrafico è sufficiente per gestire in modo automatico la sequenza degli orari che i dipendenti devono seguire, vi sono della realtà, quali la grande distribuzione piuttosto che alcuni ruoli delle aziende sanitarie in cui è compito del caporeparto stabilire per le varie mansioni quali e quante sono le persone che devono essere presenti per garantire un’adeguata copertura.

A tale scopo viene in aiuto la procedura di Pianificazione degli Orari che permette di assegnare e/o modificare gli orari assegnati nel Piano di Lavoro per i dipendenti selezionati in un certo arco temporale.

In tale pagina è possibile:

Nella singola giornata della pianificazione orari è possibile, nel caso sia attivata la gestione dei giustificativi, visualizzare la descrizione breve della voce del giustificativo seguita dalla quantità/codice tipo del primo giustificativo in sostituzione dell'icona che evidenzia la presenza di giustificazioni nel giorno. Questa modalità di visualizzazione è condizionata da un apposito parametro di configurazione.

L’operatività può essere focalizzata sul singolo dipendente, privilegiando una visibilità dei dati sul lungo periodo, oppure su più dipendenti potendo, quindi, effettuare delle considerazioni complessive sulla distribuzione degli orari.

In questa procedura, infatti, sono presenti due viste: una orientata al singolo dipendente che agevola lo sviluppo su un arco temporale anche lungo disponendo sulle righe i diversi mesi selezionati e sulle colonne i giorni del mese, e una dedicata alla visualizzazione contemporanea di più dipendenti, utile per avere una visione collettiva della situazione delle presenze dei dipendenti di propria competenza.

La griglia, in entrambe le viste, riporta gli orari assegnati per ogni singolo giorno/dipendente, mentre l'ultima colonna indica il totale (ore giustificativi), calcolato per Dipendente sul periodo selezionato, delle Ore Medie o Minime degli orari assegnati nel periodo, questo totale viene aggiornato automaticamente ad ogni operazione effettuata sugli Orari assegnati.

Eseguendo un doppio click su una singola cella viene visualizzata una modale contenente i dati di dettaglio (Data, Nominativo, In Forza, ...) relativi all'incrocio dipendente/giorno.

A fronte di quanto visualizzato, l’utente ha a disposizione alcune funzioni per operare sui dati assegnando ad una selezione di giorni, anche per diversi dipendenti:

Il comando Cancella permette di cancellare l'orario associato alle giornate selezionate.

Per il salvataggio permanente della pianificazione effettuata è necessario premere il pulsante Salva. In fase di salvataggio viene richiesto se si desidera salvare tutti gli orari specificati oppure salvare gli orari solo per le giornate per cui in precedenza non era già stato attribuito esplicitamente un Orario di Lavoro (default).

Il comando Ricarica permette di ripristinare i dati visualizzando quelli precedenti l'ultima conferma.

Il comando Copertura permette di visualizzare e confrontare sulla singola giornata le fasce orarie di prevista presenza per i Dipendenti selezionati. Tale analisi viene effettuata considerando le Timbrature Tipo impostate sugli Orari di Lavoro assegnati ai singoli dipendenti. La schermata Copertura dipendenti mostra il giorno del mese selezionato (ad esempio 2: avendo selezionato ottobre, indicherà il 2 di ottobre), il giorno della settimana (ad esempio lunedì, martedì ecc...) e le ore del giorno da 0 a 23.

Se è abilitata la gestione dei giustificativi allora è possibile visualizzare i giustificativi caricati per le singole giornate. La presenza di tali giustificativi viene rappresentata tramite un'apposita icona evidenziata al di sotto dell'orario di lavoro. Posizionando il mouse sopra l'icona è possibile visualizzare una finestra popover con le informazioni di dettaglio di tutte le giustificazioni previste.

Il calcolo delle ore totali dei giustificativi viene eseguito sulla base dei giustificativi presenti nel periodo (data inizio e data fine) prescelto dall'utente.

Le operazioni possibili sui giustificativi direttamente da questa pagina sono:

- Inserimento multiplo di giustificativi, ovvero è possibile selezionare dalla griglia le giornate/dipendenti sulle quali inserire in maniera collettiva il medesimo giustificativo, vengono proposti solamente i tipi giustificativi abilitati;

- Modifica del singolo giustificativo, ovvero è possibile selezionare una singola giornata e modificare singolarmente i giustificativi caricati nella stessa, viene incluso anche il tipo del giustificativo da modificare (anche se non compreso fra quelli abilitati per l’utente);

- Cancellazione multipla di giustificativi, ovvero è possibile selezionare dalla griglia le giornate/dipendenti dalla quale si vuole cancellare i giustificativi in base a due criteri:

E' prevista una sezione che mantiene gli ultimi errori verificatisi nell'inserimento di uno o più giustificativi effettuato dalla pagina di pianificazione orari stessa. Tale sezione resta visibile fino all'esito positivo di una qualunque operazione di inserimento, modifica o cancellazione sui giustificativi.

Le giornate su cui non è possibile alcuna operatività vengono evidenziate dall'icona del "divieto d'accesso" quando si passa sopra con il mouse, queste giornate sono quelle con stato del piano di lavoro "Chiuso" oppure quelle in cui il dipendente non è in forza.

Alla selezione di uno specifico orario (funzione presente nella sezione COMANDI) vengono evidenziate alcune informazioni utili per l’effettiva assegnazione (le Ore Medie e Minime e le Timbrature Tipo), informazioni disponibili anche passando con il mouse sugli orari assegnati ai dipendenti/giorni.

Alcune giornate possono avere l’Orario attribuito che non è modificabile, ad esempio perché si tratta di giornate già elaborate.

Per selezionare/deselezionare una giornata è sufficiente un singolo click con il tasto sinistro del mouse.

Per la vista Dipendenti, qualora l'ordinamento dei dipendenti (impostato nel menù Preferenze dell'utente) sia diverso da Nominativo, la colonna Nominativo della griglia viene composta come Nominativo + Campo di Ordinamento prescelto, tale colonna viene bloccata per una migliore fruibilità dei dati.

E’ disponibile la stampa da browser di quanto visualizzato.

Nota

Per Orario teorico si intende l’Orario che l’Elaborazione assocerebbe alla data ed al Dipendente secondo la configurazione corrente; mentre l’Orario effettivo è quello eventualmente già assegnato nel Piano di Lavoro.