Missioni

Uno degli aspetti organizzativi che spesso si deve affrontare nella gestione del personale è quello relativo alle attività svolte fuori sede, quelle che tipicamente vengono identificate come trasferte o servizio, nell’ambito di StartWeb denominate genericamente Missioni.

I temi da affrontare sono molteplici e partono dalla previsione delle spese da sostenere dalla conseguente ed eventuale richiesta di un anticipo con il relativo iter di approvazione da parte dei vari enti aziendali (il responsabile dell’ufficio di appartenenza, ma anche il controllo di gestione e l’ufficio amministrativo). La gestione si completa poi, a conclusione dell’evento, con la redazione di un consuntivo delle spese sostenute e la relativa presentazione delle ricevute, scontrini, titoli di viaggio e simili e il rimborso, in relazione alle spese effettivamente sostenute dal dipendente.

In questo ambito gli scenari e le modalità di gestione sono molteplici e quindi necessitano di una specifica configurazione.

Si parte dalla definizione delle tipologie di spesa che l’azienda desidera identificare (i pasti, l’alloggio, i vari tipi di trasporto, …), ad ognuna delle quali può poi essere associata una delle voci previste a livello di applicativo di gestione delle presenze (Time&Work) per il passaggio di tali dati a paghe (sappiamo che le norme prevedono che queste informazioni trovino riscontro anche sul cedolino del lavoratore).

E’ prevista, poi, la definizione dei tipi di missione, ognuno con i suoi tipi di spesa ordinati, in questo modo si possono differenziare le voci di spesa in base alla missione (ad esempio, in Italia piuttosto che all’estero).

Un altro aspetto fondamentale è poi rappresentato dalla possibilità di definire delle regole e dei massimali sulle spese sostenute, regole che, ovviamente possono essere diverse in relazione al tipo di missione (e in questo ambito possiamo ricondurre anche delle politiche che variano a seconda del tipo di personale – del settore tecnico piuttosto che commerciale).

Le Missioni permettono di gestire i vari flussi di documenti correlati al lavoro fuori sede.

Nell'ambito della gestione delle Missioni è infatti possibile affrontare sia il tema della gestione dell'assenza (il Giustificativo necessario per la rilevazione presenze), sia il tema economico (la richiesta di anticipo e successivo rimborso delle spese sostenute), sia il tema degli strumenti accessori necessari alla sua effettuazione (biglietto del treno, prenotazione alberghiera, ...).

Nel widget vengono visualizzate le Missioni aperte (perchè riferite ad un'attività ancora non conclusa o perchè presentano un importo ancora da liquidare), con la suddivisione fra quelle di competenza dell'utente e, nel caso di un responsabile di ufficio, quelle dei propri collaboratori. In tale riepilogo viene evidenziata l'eventuale presenza di documenti da correggere e, come come prospetto di sintesi, il dato economico rappresentato con colorazione rossa se il Dipendente deve restituire del denaro e verde se l'importo deve essere ricevuto. I dati economici vengono visualizzati esclusivamente con riferimento al dipendente corrispondente all'utente.

Per ogni Missione viene riepilogata oltre alla descrizione associata anche l'eventuale commessa e data di riferimento.

Una Missione si ritiene conclusa quando la data di fine è specificata e precedente alla data corrente e l'importo da liquidare è 0.

I valori economici visualizzati sono calcolati some segue:

anticipo = ∑ liquidato
speso = ∑ rimborso (speso)
daliquidare = ∑ rimborso  (da liquidare) - ∑ liquidato

La gestione delle missioni prevede la configurazione di diversi parametri, accessibili tramite specifiche voci di menu.

L'accesso alle singole funzioni e l'operatività prevista sono resi disponibili attraverso specifici profili utente.

Le missioni prevedono diverse fasi:

Accedendo al dettaglio per ogni evento è possibile avere una sintesi degli elementi che costituiscono la missione stessa. Infatti, è necessario tener presente che una missione prevede anche altri elementi, quali ad esempio la richiesta dell’acquisto direttamente da parte dell’azienda del biglietto del treno o dell’aereo, piuttosto che della prenotazione dell’albergo (esigenze che sono identificate come  Richieste Generiche), ma anche del Giustificativo di Assenza, utile ai fine dell’elaborazione delle presenze.

Clickando sul singolo pulsante vengono visualizzate le ulteriori informazioni relative a tale elemento.

Accedendo, invece, alla missione in quanto tale vengono visualizzate tutte le informazioni che le competono:

In questa pagina è poi possibile inserire o variare le richieste sia generiche, che economiche (anticipo/rimborso).