Elenco Missioni

In questa pagina si trova l'elenco di tutte le missioni rispetto ai filtri:

E' inoltre possibile mostrare solo le missioni aperte con un check all'apposito filtro.

Tra i comandi disponibili c'è quello di Inserimento Missione, clickandolo si apre una finestra in cui i campi sono:

Nella voce Totali, nella parte sinistra della pagina, vengono riepilogati i valori anticipati, i costi e le somme da liquidare per tutte le Missioni per tutto il periodo indicato e per il dipendente selezionato.

Cliccando, invece, sul nome delle Missioni, si accede a una pagina di dettaglio della Missione, in cui è possibile modificare i dati della Missione o eliminarla. Da questa pagina si inseriscono eventuali allegati della Missione, inoltre si possono inserire: giustificativi, documenti HR, richieste generiche, richieste rimborsi e scadenze.

Ogni richiesta verrà mostrata nel menù laterale sotto la voce Richieste e apparirà con un'icona nella pagina dell'Elenco Missioni: in verde se validata, in grigio se in attesa di validazione, in giallo se da correggere e in rosso se respinta.

Nella maschera di inserimento dei Rimborsi spesa viene effettuato un controllo che verifica che il totale della richiesta di rimborso sia miniore o uguale del totale speso a carico del dipendente. Inoltre si possono differenziare gli importi spesi a carico dell'azienda dagli importi a carico del dipendente. Nel calcolo del "Saldo da rimborsare" si tiene conto di il dipendente ha effettivamente speso in contanti (gli importi a carico dell'azienda non vengono contabilizzati, come pure le spese effettuate con la carta di credito aziendale), per tale computo si tiene conto della configurazione dei tipi di spesa.

Richiesta rimborso

Il dipendente per richiedere un rimborso deve farne richiesta al suo responsabile. In questa vista si ha a disposizione l'elenco delle richieste di Anticipi e Rimborsi, oltre che Giustificativi, Altri Documenti e Richieste Generiche effettuate dal dipendente, ed è anche possibile inserire nuove richieste da farsi validare.

Per quanto riguarda le richieste di Rimborso il Totale Richiesti deve essere minore o uguale al Saldo da Rimbrosare, qualora si inserisse un importo inferiore al Saldo l'utente viene avvisato con un messaggio non bloccante.

Movimenti

In generale a conclusione di una missione viene chiusa anche la relativa pratica economica, mediante la compilazione di un modulo con la consuntivazione delle spese sostenute e la richiesta del corrispondente rimborso.

Accedendo al dettaglio di un evento di Missione vi è la possibilità tramite lo specifico tab (Richieste) di inserire la richiesta di Rimborso.

I dati che vengono presentati nel modulo dipendono dal tipo di missione in oggetto e dai parametri di spesa previsti per tale tipo di missione, sia in termini di voci di spesa, sia in termini di massimali.

Al dipendente viene proposto, se precedentemente inserita, il riepilogo della corrispondente richiesta di anticipo con l'elenco delle singole voci di spesa previste e i relativi dati economici di anticipo. A fronte di ogni voce è necessario specificare oltre alla data anche il valore effettivamente speso dal dipendente (Importo speso (in €)), la modalità di pagamento e, se per tale modalità è previsto il rimborso, anche il valore di cui si chiede il rimborso (Importo da rimborsare): quest'ultimo dato non deve essere indicato nel caso il tipo di pagamento non preveda il rimborso in quanto sostanzialmente sostenuta dall'azienda (ad esempio per una spesa sostenuta mediante carta di credito aziendale): in questo caso il valore viene preimpostato a 0 e non è modificabile dall'utente. Il valore per cui viene richiesto il rimborso può, in ogni caso, differire da quanto realmente speso in relazione ai massimali aziendali e, comunque, non è possibile richiedere un rimborso totale superiore all'importo rimborsabile.

La pagina prevede l'indicazione di alcune informazioni precalcolate dal sistema, secondo le seguenti logiche:

A fronte dei dati inseriti il sistema determina i valori totali della note spese mentre rimane a cura dell'utente specificare il valore complessivo per cui viene chiesto il rimborso, valore che solitamente sarà pari al totale Importo da Rimborsare indicato dal programma.

Nel caso sia previsto è possibile indicare anche i dati con una diversa valuta.

Fintanto che il Dipendente non ritiene definitivo il contenuto del rimborso può salvarlo come bozza ("Salva Bozza", esito "In compilazione"). In questo stato il documento non è inviato ad alcun Responsabile. Solo a fronte di una Conferma il documento viene inviato al Responsabile per essere sottoposto all'iter di convalida.