Caricamento Giustificativi

Questa pagina consente di assegnare una Giustificazione (ossia autorizzazione di assenza con la relativa Voce Base) ad uno o più Dipendenti nell’ambito del periodo selezionato. Il periodo su cui agire viene scelto indicando una data da cui partire ed una data limite. E' possibile anche selezionare delle date non consecutive usando il pulsante "Seleziona Date" nel menù laterale.

I Dipendenti interessati all’operazione vanno selezionati o usando il combo dei Dipendenti, che consente di effettuare una selezione singola, oppure utilizzando la funzione di selezione di StartWeb.

Contiene la Descrizione della Voce che si intende attribuire per conteggiare l’assenza.

Se, nella definizione della Voce Base selezionata, viene associato un Tipo Giustificativo, in fase di inserimento viene proposto tale Tipo ed il cursore viene posizionato sul primo campo obbligatorio per tale Tipo.

L'elenco delle Voci Base disponibili può essere ridotto utilizzando i filtri previsti sulle Voci Base.

E' possibile impostare un filtro specifico per un Dipendente oppure è possibile associare un filtro più generico associato all'utente.

- se il Dipendente per il quale si opera non ha Gruppi di Voci Base associati, si controlla il filtro sull'utente che opera;

- se il Dipendente per il quale si opera ha Gruppi di Voci Base senza Voci Base associate, l'elenco del selettore non ha alcuna voce disponibile;

- se il Dipendente per il quale di opera ha Gruppi di Voci Base con Voci associate, l'elenco del selettore è costituito dall'unione delle Voci appartenenti ai Gruppi associati;

- se il Filtro è quello dell'utente, se a livello di profilo utente non esiste filtro, l'elenco del selettore è costituito da tutte le Voci Base;

- se il Filtro è quello dell'utente, se a livello di profilo utente è stato impostato Solo Voci Pubblicate, l'elenco del selettore è costituito dall'unione delle Voci associate ai Documenti di tipo Giustificativo in Configurazione Web di Time&Work;

- se il Filtro è quello dell'utente, se a livello di profilo utente è stato impostato Voci del Gruppo, l'elenco del selettore è costituito dalle Voci appartenenti al Gruppo qualora esistano;

Indica le caratteristiche della Giustificazione che si vuole caricare. Viene presentato l'elenco dei Tipi Giustificativi presenti. Le proprietà associate al Tipo Giustificativo ne definiscono la Copertura e le caratteristiche in termini di Adeguabilità, di Arrotondamento, di Valori di Default da proporre e di opzioni in fase di Elaborazione. Alcune proprietà del Tipo Giustificativo possono essere personalizzate sulla Voce Base associata al Giustificativo. Altre proprietà sono proprie della Voce Base scelta.

In base alle proprietà del Tipo Giustificativo selezionato vengono abilitati anche i Parametri successivi (Inizio, Fine, Durata). La richiesta di ogni singolo Parametro può essere impostata anche a Facoltativo: in questo caso è possibile lasciare vuoto il campo.

allora la durata di default proposta è ottenuta dall'analisi dell'orario di lavoro della giornata (vedi capitolo sui Tipi Giustificativi). Inoltre, se la proprietà "Dato non modificabile" è attiva, il valore della durata non è modificabile dall'utente.

Nel caso in cui la selezione corrente sia di più dipendenti o più giorni, quando si sceglie un Tipo Giustificativo con il valore di riferimento configurato come sopra, si ottiene un errore bloccante " Non è possibile caricare su più giorni/dipendenti un Tipo Giustificativo con Valore di riferimento ORE MEDIE/ORE MINIME".

Un Giustificativo senza Parametri indica una copertura per l'intera giornata oppure un completamento rispetto alle Ore Minime/Ore Medie (in base al valore assegnato al parametro Giustifica rispetto alle Ore Minime della Voce Base associata al Giustificativo) in base al valore della Proprietà Gestione Assenza Completa/Parziale specificata nel Tipo Giustificativo.

Nel caso di Giustificativo collocabile (con Inizio e Fine, con Inizio e Durata, con Fine e Durata) nel caso di sovrapposizione con la Pausa Mensa si applicano le regole di Detrazione Mensa indicate nella Voce Base associata.

Nota 1. Per coprire un’intera giornata di assenza è possibile utilizzare una Giustificazione senza parametri con possibilità di copertura Completa oppure con diverse Giustificazioni con Parametri selezionati (con copertura Parziale).

Nota 2. Nel caso di Orari a 0 Ore Medie o 0 Ore Minime, vengono comunque generate le Giustificazioni a copertura di tutta la giornata quindi senza Parametri (con valore 00.00), oppure Parziali quindi con Parametri indicati (per il valore dichiarato) purché la Voce Base abbia la proprietà Gestione Giorni di Riposo abilitata.

Tale voce è possibile inserirla o cancellarla per i dipendenti/giorni per i quali vengono caricati i giustificativi.

La cancellazione dell'orario è possibile solo quando il tipo operazione è: "Caricamento Dati Pregressi (Senza Controlli)", "Caricamento con Sostituzione", "Caricamento con Accodamento", "Caricamento senza Accodamento/Sostituzione".

La cancellazione dell'orario può essere relativa ad un orario specifico, indicato dall'utente, oppure a qualsiasi orario sia presente sul piano di lavoro.

E' possibile disabilitare il caricamento dell'orario sfruttando i privilegi diritti associati all'utente da StartUtil.

Quando la Voce Base selezionata per conteggiare l’assenza è una tra le Voci Base di configurazione dei Periodi di Assenza è possibile impostare il parametro Tipologia di Assenza, dato non obbligatorio, che caratterizza un Periodo di Assenza. Inoltre, se la Voce Base prevede la gestione dei Periodi di Assenza e nella definizione della Voce stessa è stata associata una Tipologia di Default, all’atto del Caricamento del Giustificativo viene proposta automaticamente tale Tipologia di Assenza.

Parametro obbligatorio nel caso in cui, alla Voce Base del Giustificativo che si sta inserendo, sia associata la gestione dei Familiari: in questo caso il numero deve corrispondere al numero del Familiare per cui viene inserito il Giustificativo. In tutti gli altri casi il dato non viene preso in considerazione.

Parametro che viene abilitato quando la Voce Base selezionata prevede l’Attribuzione della Commessa. In questo caso, è possibile, infatti, specificare a quale Commessa attribuire la prestazione di assenza associata al Giustificativo.

Parametro che viene abilitato quando la Voce Base selezionata prevede l’Attribuzione della Sede. In questo caso, è possibile, infatti, specificare la Sede presso cui si svolge la prestazione di assenza associata al Giustificativo. Il campo Sede, quando abilitato, può essere Facoltativo o Obbligatorio, a seconda di quanto stabilito in fase di configurazione della Voce Base.

Caricamento con Sostituzione: eventuali Giustificazioni già presenti vengono cancellate e sostituite da quella impostata. Se esistono Giustificazioni StartWeb non compatibili con il Giustificativo che si vuole caricare, il caricamento non va a buon fine.

Caricamento con Accodamento: la Giustificazione viene aggiunta ad altre eventualmente già presenti fatti salvi i controlli di compatibilità fra le stesse.

Caricamento senza Accodamento/Sostituzione: la Giustificazione viene inserita solo nei giorni in cui non vi sono altre Giustificazioni.

Cancellazione Completa: vengono cancellate tutte le Giustificazioni presenti, limitatamente ai giorni non ancora elaborati.

Cancellazione Singola: la procedura ricerca e cancella la sola Giustificazione impostata.

Caricamento Dati Pregressi (Senza Controlli): tramite questo tipo di caricamento è possibile inserire Giustificativi anche per periodi in cui normalmente il Giustificativo non verrebbe inserito. In particolare, questo inserimento non esegue nessuno dei Controlli sui Massimali previsti per il Giustificativo e non controlla né lo Stato del Piano di Lavoro né se il Dipendente risulta attivo oppure no. L’inserimento provoca un aggiornamento dei Periodi di Assenza corrispondenti ai Giustificativi caricati. Lo scopo principale di questo tipo di caricamento è quello di offrire uno strumento che consenta di inserire i Giustificativi soggetti a controllo dei Massimali per i periodi precedenti la data di installazione del pacchetto o comunque la data di inizio effettivo d’uso della funzionalità di controllo dei Massimali. Se esistono Giustificazioni, sia Time&Work che StartWeb, non compatibili con il Giustificativo che si vuole caricare, il caricamento non va a buon fine.

Importazione da file ASCII personalizzato: a fronte di una selezione del file ASCII viene lanciata una procedura che analizza il file e carica per ciascun Dipendente un Giustificativo per il periodo delimitato dalle due date specificate. Il Giustificativo caricato ha Voce Base individuata dal Codice Voce Esterno e Tipo specificato. Il file ASCII ha un tracciato liberamente configurabile da utente; come default viene proposto un tracciato con campi delimitati da punto e virgola (;) e la seguente struttura record:

Cod. Anagrafico Esterno	max 20 caratteri
Data Inizio	formato gg/mm/aaaa
Data Fine	formato gg/mm/aaaa
Tipo Identificativo Voce Base	max 10 caratteri
Tipo Giustificativo	2 caratteri
Ora Inizio	hhmm
Ora Fine	hhmm
Durata	hhmm
Periodo	0
Codice Assenza	0
Numero Familiare	0
Codice Commessa	0
Sede	0

E' in ogni caso possibile specificare un formato fisso nonchè una diversa posizione e dimensione dei diversi campi, completando la configurazione dei dati relativi ai giustificativi con anche Familiare, Commessa, Sede e Tipologia di Assenza.

Per questo tipo di caricamento, la Selezione Dipendenti non viene presa in considerazione dal momento che l’elenco dei Dipendenti è contenuto nel file ASCII selezionato. Nella maschera che visualizza la progressione dell’attività sono dunque visualizzati i valori (Nominativo, Matricola) contenuti nel file ASCII. Il caricamento da file ASCII equivale ad una Cancellazione Completa, per tutti i Dipendenti/giorni presenti nel file, seguita da un Caricamento con Accodamento. Al termine dell’importazione vengono segnalati eventuali errori, quali, ad esempio, Dipendente non trovato in base al Codice Anagrafico Esterno indicato nel file, oppure Voce Base non trovata in base al Codice Voce Esterno indicato nel file.

Importazione certificati da file XML: a fronte della selezione di un file XML, scaricato dal sito dell’INPS o ricevuto direttamente via email, viene eseguita una procedura che analizza il file e carica, per ciascun Dipendente, un Giustificativo per il periodo delimitato dalle due date specificate con DataInizio e DataFine (nel formato aaaa-mm-gg). L’identificazione del Dipendente avviene in base al Codice Fiscale: unico dato univoco presente nei file XML, ne consegue che in Anagrafico deve essere presente un unico Dipendente, con tale Codice Fiscale, con rapporto di lavoro aperto (Data di Assunzione inferiore e Data di Fine Rapporto non specificata o superiore) alla data di inizio dell’assenza. Il Giustificativo caricato ha Voce Base e Tipo secondo quanto specificato nella scheda Assenze delle Impostazioni, sezione Caricamento Giustificativi per Certificati INPS.

Sono gestiti i formati di tipo 'Ricovero' e 'Dimissioni' con il vincolo per cui ogni 'ricovero' abbia le corrispondenti 'dimissioni'.

Questo vincolo è necessario per poter identificare la data di fine del ricovero (non sempre riportata nel formato 'Ricovero') e per poter identificare la corretta tipologia di agevolazione.

Per questo tipo di caricamento la Selezione Dipendenti non viene presa in considerazione dal momento che l’elenco dei Dipendenti è contenuto nel file XML selezionato. Nella maschera che visualizza la progressione dell’attività sono dunque visualizzati i valori (Nominativo, Matricola) contenuti nel file XML. Il caricamento da file XML equivale ad una Cancellazione Completa, per tutti i Dipendenti/giorni presenti nel file, seguita da un Caricamento con Accodamento. Il caricamento Giustificativi effettuato secondo questa modalità segue le medesime logiche disponibili per i caricamenti manuali: se la Voce Base indicata come Voce del Giustificativo lo prevede, vengono caricati anche i Periodi di Assenza e viene effettuato il controllo previsto a livello di Massimali e Voci di Accumulo. Per quanto riguarda i Periodi di Assenza, è possibile impostarne anche la Tipologia; a tale scopo è necessario configurare, come ultimo carattere del Codice delle Tipologie di Assenza, i diversi valori che possono essere specificati nel file XML per il dato Tipo Certificato (I = Inizio, C = Continuazione, R = Ricaduta). Possono essere caricati i certificati INPS la cui categoria di assenza è Malattia oppure Ricovero, a sua volta il Ricovero può essere di tipo Ricovero oppure Day Hospital. Al termine dell’importazione vengono segnalati eventuali errori che impediscono il caricamento stesso: Codice Fiscale non trovato, Voce Base non configurata, periodo di Caricamento già elaborato.

Serve per specificare se il Giustificativo deve fare riferimento ad un’assenza effettuata nella giornata di caricamento del Giustificativo stesso, in quella precedente o in quella successiva.

Il dato relativo al Periodo (prima o dopo le 24:00) è significativo solo nel caso di Orario a cavallo della mezzanotte e Giustificazione di un'assenza parziale con specificazione dell’ora di Inizio e Fine.

Si sottolinea che questa procedura opera solamente sulle giornate che non risultano chiuse in termini di Elaborazioni per tutte le opzioni tranne che per il Caricamento Dati Pregressi.

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Se, nella definizione del Tipo Giustificativo selezionato, viene abilitato il Controllo supero Ore Medie, allorché viene caricata con Durata specificata o calcolabile (in base ad Inizio e Fine), viene effettuato un controllo bloccante che verifica che la somma delle durate delle Giustificazioni caricate non superi le Ore Medie dell’Orario eventualmente già assegnato o dell’Orario Teorico calcolato a partire dal Turno assegnato al Dipendente.

Al termine del caricamento viene prodotto un messaggio per indicare l’esito dello stesso, inoltre, è possibile visualizzare un elenco dettagliato dei Dipendenti e giorni per i quali non è stato possibile eseguire quanto richiesto con la relativa motivazione.

N.B.: in conseguenza del funzionamento dei Controlli sui Massimali e le Voci di Accumulo è possibile che il Giustificativo venga inserito solo per un periodo minore di quello indicato dall’utente oppure venga inserito un Giustificativo con Voce Base diversa da quella impostata (potrebbe, infatti, essere usata la Voce Base Alternativa). Tale comportamento viene comunque evidenziato da appositi messaggi che è possibile visualizzare e/o salvare.

Quando la Voce Base selezionata per conteggiare l’assenza è una tra le Voci Base di configurazione dei Periodi di Assenza, a fronte di un Caricamento di Giustificativi andato a buon fine, viene caricato anche uno o più Periodi di Assenza.

Se l’intervallo di tempo selezionato è costituito da una sequenza di giorni consecutivi, viene caricato per ogni Dipendente selezionato, un Periodo di Assenza di uguale ampiezza.

Se l’intervallo di tempo selezionato è costituito da un insieme di giorni non consecutivi, vengono caricati per ogni Dipendente selezionato, tanti Periodi di Assenza, di ampiezza un giorno, quanti sono i giorni prescelti.

Nel caso in cui la Voce Base associata al Giustificativo, a seguito del controllo sui Massimali o le Voci di Accumulo, venga trasformata nella Voce Base Alternativa, il corrispondente Periodo di Assenza viene suddiviso in diversi Periodi, uno per ciascuna Voce Base effettivamente utilizzata.

Il Tipo di Operazione che viene svolta sui Periodi di Assenza è quella indicata da Tipo Operazione:

Caricamento con Sostituzione: la procedura ricerca i Periodi di Assenza che si intersecano con l’intervallo di tempo selezionato.

Dai Periodi trovati vengono omessi quei giorni che costituiscono l’intersezione con questo intervallo. In questo modo un unico Periodo di Assenza viene spezzato in due o più Periodi di Assenza disgiunti.

Dopo questa fase di modifica dei Periodi esistenti, vengono introdotti i nuovi Periodi con la Voce Base impostata e di ampiezza pari all’intervallo di tempo selezionato.

Ad esempio: supponiamo che sia stato selezionato un solo Dipendente e che per questo Dipendente sia già previsto un Periodo di Assenza dal 01/01/2000 al 31/01/2000 con Voce Base vb1.

Si vogliono caricare con sostituzione i Giustificativi con Voce Base vb2, dal 10/01/2000 al 20/01/2000.

Caricamento con Accodamento: il Periodo di Assenza viene aggiunto ad altri eventualmente già presenti fatti salvi i controlli di compatibilità fra gli stessi.

Caricamento senza Accodamento/Sostituzione: il Periodo di Assenza viene aggiunto ad altri eventualmente già presenti fatti salvi i controlli di compatibilità fra gli stessi.

Cancellazione Completa: la procedura ricerca i Periodi di Assenza che si intersecano con l’intervallo di tempo selezionato. Da questi Periodi vengono omessi i giorni non ancora elaborati che costituiscono l’intersezione con questo intervallo. In questo modo un Periodo di Assenza viene spezzato in due o più Periodi di Assenza disgiunti.

Cancellazione Singola: la procedura ricerca i Periodi di Assenza che si intersecano con l’intervallo di tempo selezionato e con Voce Base selezionata. Da questi Periodi vengono omessi i giorni non ancora elaborati che costituiscono l’intersezione con questo intervallo. In questo modo un Periodo di Assenza viene spezzato in due o più Periodi di Assenza disgiunti.

Il parametro Periodo del Giustificativo influisce sul caricamento dei Periodi di Assenza nel seguente modo: