Pianificazione Assenze

Attraverso StartWeb i Dipendenti possono proporre una Pianificazione Assenze, relativa ad uno specifico anno, che viene, successivamente, sottoposta a convalida dei Responsabili o Delegati.

Una Pianificazione Assenze è una delle possibili tipologie di "Documenti" scambiati fra StartWeb e Time&Work. Quello che accomuna i documenti (Giustificativi, Omesse Timbrature, ...) sono due informazioni, lo Stato del documento e l’Esito di convalida. La procedura consente di limitare la visualizzazione dei dati agendo sulle caselle di spunta "Stato documento" ed "Esiti di convalida", in modo che i documenti visualizzati siano quelli caratterizzati da uno Stato e da un Esito di convalida compresi tra quelli selezionati.

Lo Stato del documento indica la sua condizione rispetto all’operazione di trasferimento. I valori possibili per tale attributo sono:

L’Esito di Convalida evidenzia lo stato del documento rispetto all’Iter definito per la sua Convalida. Gli stati possibili sono:

Modalità generale di utilizzo

La procedura di amministrazione delle Pianificazioni di Assenza presenta dei dati relativi ad una selezione di Dipendenti e ad un intervallo di tempo. Questi parametri vengono impostati analogamente alle altre pagine di StartWeb, quindi agendo sui controlli nella parte superiore della pagina. La selezione di un unico Dipendente si compie selezionando un Dipendente tramite l’apposito campo Dipendente. In questo caso, i dati visualizzati nelle griglie si riferiscono alle sole proposte di Pianificazione effettuate dal Dipendente in oggetto e le operazioni compiute agiranno solo su queste. Al contrario, se si sceglie la modalità "Tutti", i dati visualizzati nelle griglie sono relativi alle richieste effettuate dall’insieme di Dipendenti selezionati e le operazioni invocate agiranno sulle richieste di tutti i Dipendenti selezionati.

La maggior parte delle griglie permette l’ordinamento dei dati con un click sul titolo della colonna in base alla quale si vuole ordinare, l’ordinamento così ottenuto è sempre in senso crescente. Cliccando due volte sulla Pianificazione Assenza si apre una finestra di dettaglio della stessa per il dipendente selezionato.

Le Pianificazioni visualizzate in griglia sono selezionabili operando sulla griglia stessa. Una volta fatta una selezione sulla griglia, è possibile effettuare le operazioni di Cancellazione o di Sollecito Convalide.

Iter di Convalida: per ogni Pianificazione sono previsti dei passi di validazione a cui il documento deve essere sottoposto prima della sua approvazione e utilizzo da parte dell’applicativo Time&Work. Nella pagina Iter di Convalida, nella griglia di dettaglio, è possibile visionare i dati che descrivono i passi di convalida. Questi sono visualizzati nell’ordine che deve essere seguito per la convalida della Pianificazione.

Dati associati ad una Pianificazioni di Assenze

Una proposta di Pianificazione è caratterizzata dai seguenti dati:

- Dipendente: cognome e nome del Dipendente che ha effettuato la richiesta

- Data Inserimento: data di inserimento della proposta di Pianificazione

- Esito di Convalida: esito della Pianificazione rispetto all’iter del Documento

- Stato della Pianificazione: stato della Pianificazione rispetto all’iter del Documento

- Data di inizio, Data di fine: periodo per il quale è stata effettuata la proposta

- Data chiusura: data e ora di chiusura del Documento (lo Stato passa da Aperto a Chiuso)

- Note: eventuale nota associata dal Dipendente all’atto dell’Invio della Pianificazione al proprio Responsabile

- Note Iter: ovvero le eventuali note che ogni Validatore, appartenente all’iter di convalida della Pianificazione, può introdurre al momento della convalida del Documento. Le note dell’iter vengono visualizzate, nella colonna Note Iter, solo se nella scheda Varie delle Impostazioni è stata abilitata l’opzione ’Visualizza Note Iter di Convalida’. Nel caso in cui tale opzione non sia abilitata, la colonna Note Iter è comunque visualizzabile, ma non conterrà dati. La disabilitazione dell’opzione può essere utile nel caso in cui si vogliano abbattere i tempi di caricamento dei dati relativi alle Pianificazioni.

Alcuni di questi dati sono visualizzati a richiesta, aggiungendo alla griglia le relative colonne.

Trasferimento

Una volta effettuato l’Iter di Convalida richiesto, con l’operazione di trasferimento si tenta di trasferire la richiesta di Pianificazione Assenze all’interno di Time&Work. Il trasferimento di un documento di Pianificazione Assenze consiste nel caricamento dei giustificativi sul piano di lavoro, qualora la configurazione della Pianificazione Assenze lo preveda.

Per andare a buon fine, l’operazione deve soddisfare tutte le regole di coerenza previste (ad esempio che non ci sia già un altro Giustificativo per la stessa assenza), in caso negativo il Giustificativo non viene caricato. Il trasferimento della Pianificazione Assenze può avere esito parziale. Ad esempio, se una richiesta di 5 giorni di Giustificativo fallisce perché è presente un errore su una sola giornata, il caricamento avviene comunque sui restanti 4 giorni.

Esiste anche la possibilità di effettuare un trasferimento manuale (Trasferisci) che segue le stesse logiche di quello automatico che avviene a fine convalida, se previsto dalle proprietà del Flusso associato al Documento.

Per effettuare il Trasferimento è necessario che sia presente l'indicazione dell'Utente Web. L'indicazione dell'Utente è necessaria perchè il Trasferimento potrebbe invocare, in base alle impostazioni delle Proprietà del Flusso, un Annullamento dell'Elaborazione delle Timbrature, attività che a sua volta potrebbe richiedere la cancellazione delle Timbrature e dell'Orario di Lavoro della giornata, operazione il cui diritto è legato ad un utente specifico.

Il trasferimento, inoltre, è assoggettato ad uno specifico diritto presente per il privilegio Amministrazione Web (nuovo privilegio da creare per StartWeb).

Riapri pianificazione in data

Tale comando (con indicazione della data riapertura (compresa tra Data Inizio e Data Fine Pianificazione)) consente di riaprire le Pianificazioni selezionate dando la possibilità di modificare la Pianificazione a partire dalla data di Riapertura.

Per effettuare la Riapertura è necessario che le giornate successive alla data di riapertura non risultino elaborate (lo stato non può essere ElabGG): questa condizione  viene verificata qualora la Pianificazione Assenze preveda anche per una sola Voce Base configurata di Pianificazione, la generazione dei Giustificativi alla chiusura del documento. Viceversa, se la Pianificazione non genera giustificativi, il controllo non viene effettuato.

La Riapertura provvede a cancellare i giustificativi generati dalla pianficazione dalla data riapertura fino alla data fine e mette il documento con esito Riaperto consentendo al Dipendente la modifica a partire dalla Data Riapertura e l'invio in convalida della Pianificazione.

Per operare è necessario il privilegio Pianificazione Assenze - Amministrazione - Riapertura.