Amministrazione

L'Amministrazione comprende una serie di pagine che consentono di visualizzare le richieste dei dipendenti filtrandole per anagrafica e periodo ma anche per stato ed esito. Sono previste inoltre alcune funzioni accessorie (ad esempio invio mail di sollecito convalida, stampa dei dati, …).

Tutte le operazioni onerose (es. pubblicazioni) o potenzialmente 'pericolose' (es. annullamenti o cancellazioni di dati) vengono eseguite solo dopo la conferma dell’operazione da parte dell’utente.

Le pagine presentano delle funzionalità comuni che sono descritte nei paragrafi seguenti, mentre nelle altre pagine dell'help vengono indicate le specificità delle singole pagine.

Le caratteristiche comuni a tutte le pagine dell'Amministrazione sono in generale:

•	operatività alternativa sul singolo dipendente scelto fra quelli selezionati

•	operatività sul periodo prescelto che può essere un intervallo temporale

•	il periodo di default proposto è il mese corrente

•	il periodo selezionato viene preservato anche per le altre pagine aperte successivamente e viene impostato all’apertura della pagina al periodo impostato dalle pagine aperte precedentemente (se non ce ne sono è come detto il mese corrente)

•	esito finale dell’operazione con dettaglio ordinato per dipendente/giorno e messaggio di errore per le operazioni concluse con errore

Nel caso di modalità "Singolo Dip." i dati visualizzati nelle griglie si riferiscono alle sole richieste effettuate dal Dipendente in oggetto (selezionato con il filtro) e le operazioni compiute agiranno solo su questo. Al contrario, se si sceglie la modalità "Tutti", i dati visualizzati nelle griglie sono relativi alle richieste effettuate dall’insieme di Dipendenti selezionati (in selezione dipendenti corrente) e le operazioni invocate agiranno sulle richieste di tutti i Dipendenti selezionati oppure sulle singole righe selezionate (con la logica: se nessuna riga selezionata allora tutte le righe effettivamente visualizzate sono selezionate-quindi quelle risultanti anche a seguito di altri filtri).

Quello che accomuna i documenti dell'Amministrazione sono due informazioni: lo Stato del documento e l’Esito di convalida. Le pagine consentono di limitare la visualizzazione dei dati agendo sulle caselle di spunta "Stato documento" ed "Esiti di convalida", in modo che i Documenti visualizzati siano quelli caratterizzati da uno Stato e da un Esito di convalida compresi tra quelli selezionati.

Lo Stato del documento indica la sua condizione rispetto all’operazione di trasferimento. I valori possibili per tale attributo sono:

•	Annullato: equivale ad una cancellazione logica

•	Aperto: è lo stato iniziale, assegnato al momento dell’inserimento del Documento

•	Chiuso: chiuso automaticamente dal sistema al completamento delle validazioni previste

•	Chiuso manualmente: chiuso tramite operazione manuale dell’operatore in questa stessa procedura (funzione Trasferisci) o l’analoga in Time&Work

L’Esito di Convalida evidenzia lo stato del documento rispetto all’Iter definito per la sua Convalida. Gli stati possibili sono:

•	In compilazione: il documento è presente ed è in compilazione da parte del Dipendente che deve ancora concludere di inserire le varie informazioni e successivamente inviare una notifica al Responsabile affinchè il documento inizi l'Iter di Convalida

•	In validazione: il documento ha iniziato l’Iter di Convalida, ma non è stato convalidato da tutti i Responsabili preposti, oppure non ha raggiunto il numero di autorizzazioni previste

•	Inviato: è stato appena inserito, non è stato trattato da nessuno, quindi nessun Responsabile lo ha ancora validato

•	Non accettato: uno dei Validatori ha respinto il documento che, quindi, non si può più modificare

•	Da correggere: il documento è stato giudicato da correggere da almeno un Responsabile, il Dipendente può apportare delle modifiche

•	Validato: il documento è stato convalidato da tutti i Responsabili

Le impostazioni di filtro vengono salvate al pari di altri filtri in modo tale che, ad ogni apertura delle procedure di amministrazione di Documenti Web, vengano caricate le Impostazioni preferite. Ogni procedura mantiene proprie Impostazioni.

I dati presentati in griglia sono selezionabili singolarmente: una volta selezionati su tali righe è possibile effettuare delle specifiche operazioni (ad esempio cancellazioni, invio solleciti di convalida, …) che sono immediatamente disponibili per tutti i record visualizzati.

La funzione consente di eliminare una richiesta con tutti i suoi eventuali dettagli (voci o giustificazioni di dettaglio di una pianificazione) e con il corrispondente iter di convalida.

La cancellazione è assoggettata ad uno specifico diritto presente per l’Amministrazione Web nel privilegio del singolo tipo di dato.

Per ogni richiesta (record master) sono previsti dei passi di validazione a cui il documento deve essere sottoposto prima della sua approvazione. Posizionandosi sopra ai record della colonna Esito è possibile visionare i dati che descrivono i passi di convalida, quindi il nome del Validatore, il Centro di Controllo, l’Esito della Validazione, la Data di Validazione, le Note di Validazione. I passi di convalida sono visualizzati nell’ordine che deve essere seguito per la convalida del Giustificativo. Il validatore è sempre presente (è il responsabile del centro nel caso la convalida del passo non sia stata fatta, mentre la Data di Validazione è definita solo se la convalida è fatta, mentre le Note di Validazione possono esserci solo se la convalida è fatta ma in ogni caso possono anche essere nulle.

La visualizzazione dell’iter di convalida è disponibile come informazione una volta selezionato un singolo record di richiesta.

Il sollecito delle Convalide è un’operazione utile all’Ufficio Personale per richiamare i Validatori a procedere alla validazione delle richieste dei Dipendenti.

•	o, in alternativa a tutti i Responsabili e Delegati

a scelta dell’utente in fase di avvio dell’operazione, tramite la maschera di selezione. Tale sollecito si riferisce a tutti i Dipendenti che hanno inserito una richiesta il cui esito sia Inviato o In Validazione. Vengono prese in esame solo le richieste dei dipendenti selezionati e relative al periodo temporale impostato.

Per inviare il sollecito è necessario selezionare in griglia le richieste per le quali si vuole inviare l’email. L’email che viene inviata conterrà l’elenco dei Dipendenti per i quali è richiesta una validazione.

I parametri per l’invio di queste email sono quelli impostati nella scheda EMail nelle Impostazioni Web.

Se un Validatore non ha impostato l’indirizzo di email in Anagrafico, l’email non viene inviata.

La mail inviata è unica per il singolo Responsabile/Delegato a prescindere da quanti sono i Dipendenti che hanno Documenti pendenti di sua competenza.

Il sollecito convalide è assoggettato ad uno specifico diritto presente per l’Amministrazione Web nel privilegio del singolo tipo di dato.