Giustificativi

Attraverso StartWeb i Dipendenti possono inoltrare direttamente delle richieste di Giustificativo che dovranno essere poi approvate dai Responsabili previsti secondo un particolare Iter di Convalida. Una volta autorizzata, la richiesta di Giustificativo viene automaticamente inserita nell’applicativo di presenze. La procedura in oggetto permette di visualizzare tutte le richieste di Giustificativo, compiere alcune parziali modifiche di queste ed effettuare il trasferimento delle stesse nella base dati esaminata dall’Elaborazione delle Timbrature.

Giustificativi, Omesse Timbrature e Straordinari sono diversi tipi di "Documenti" scambiati fra StartWeb e Time&Work. Quello che accomuna i documenti sono due informazioni, lo Stato del documento e l’Esito di convalida. Le tre procedure consentono di limitare la visualizzazione dei dati agendo sulle caselle di spunta "Stato documento" ed "Esiti di convalida", in modo che i documenti visualizzati siano quelli caratterizzati da uno Stato e da un Esito di convalida compresi tra quelli selezionati.

Lo Stato del documento indica la sua condizione rispetto all’operazione di trasferimento. I valori possibili per tale attributo sono:

•	Annullato (sostituito): equivale ad una cancellazione logica, assume questo stato un giustificativo provvisorio quando viene sostituito dal corrispondente giustificativo definitivo

•	Aperto (da sostituire): è lo stato che assume un giustificativo provvisorio al completamento delle validazioni previste;

•	Chiuso manualmente: chiuso attraverso le procedure di amministrazione di StartWeb o TIme&Work

•	Con errore: condizione del documento quando si è verificato un problema nella fase di trasferimento dello stesso e c’è un corrispondente messaggio di errore; lo stato del documento potrebbe essere uno qualsiasi dei precedenti valori: Annullato, Aperto, Chiuso o Chiuso manualmente.

L’Esito di Convalida evidenzia lo stato del documento rispetto all’Iter definito per la sua Convalida. Gli stati possibili sono:

•	In validazione: il documento ha iniziato l’Iter di Convalida, ma non è stato convalidato da tutti i Responsabili preposti, oppure non ha raggiunto il numero di autorizzazioni previste;

•	Non accettato: uno dei Validatori ha respinto il documento che, quindi, non si può più modificare;

La procedura dei Giustificativi, così come quella delle Omesse Timbrature e degli Straordinari, presenta dei dati relativi ad una selezione di Dipendenti e ad un intervallo di tempo. Questi parametri vengono impostati analogamente alle altre pagine di StartWeb, quindi agendo sui controlli nella parte superiore della pagina. La selezione di un unico Dipendente si compie scegliendo un solo dipendente tra i Parametri del menù laterale. In questo caso, i dati visualizzati nelle griglie si riferiscono alle sole richieste di Giustificativo effettuate dal Dipendente in oggetto e le operazioni compiute agiranno solo su queste. Al contrario, se si sceglie la modalità "Tutti", i dati visualizzati nelle griglie sono relativi alle richieste effettuate dall’insieme di Dipendenti selezionati e le operazioni invocate agiranno sulle richieste di tutti i Dipendenti selezionati.

La maggior parte delle griglie permette l’ordinamento dei dati con un click sul titolo della colonna in base alla quale si vuole ordinare, l’ordinamento così ottenuto è sempre in senso crescente.

I Giustificativi presentati sulla griglia sono selezionabili operando sulla griglia stessa. Una volta fatta una selezione sulla griglia, è possibile effettuare manualmente il trasferimento dei giustificativi selezionati agendo su Trasferisci o Forza Trasferimento. Con un doppio click sulla griglia si apre una finestra che presenta alcuni dati associati al Giustificativo. Per quanto riguarda la pagina dei Dati di Dettaglio, si sottolinea che sono modificabili i giustificativi il cui stato è "Aperto" oppure uno fra "Chiuso" e "Chiuso manualmente" ma con la presenza di un messaggio di errore di trasferimento. Le informazioni modificabili per un Giustificativo sono:

Per poter operare sui Giustificativi, l’Utente deve possedere determinati diritti per la funzione Amministrazione Web (nuovo privilegio da creare per StartWeb) per la modifica è necessario il diritto di modifica.

Iter di Convalida: per ogni Giustificativo sono previsti dei passi di validazione a cui il documento deve essere sottoposto prima della sua approvazione e utilizzo da parte dell’applicativo Time&Work. Nella pagina Iter di Convalida, nella griglia di dettaglio, è possibile visionare i dati che descrivono i passi di convalida. Questi sono visualizzati nell’ordine che deve essere seguito per la convalida del Giustificativo.

•	Sede associata al Giustificativo, per specificare la Sede presso cui l'assenza, coperta dal Giustificativo, si svolge;

•	Nome figlio: se il giustificativo è collegato ad un figlio in questa colonna viene specificato il nome del figlio;

•

Note Iter, ovvero le Note di ogni Validatore appartenente all’Iter di Convalida del Documento. Le Note Iter vengono visualizzate in un’unica colonna nella forma: ‘Validatore1: Nota1 – Validatore2: Nota2 - … ValidatoreN: NotaN’. Tali Note vengono visualizzate, nella colonna Note Iter, solo se il diritto presente per il privilegio Amministrazione Web è stato abilitato.

Una volta fatta una selezione sulla griglia, è possibile effettuare manualmente il Trasferimento dei Giustificativi selezionati agendo su Trasferisci o Forza Trasferimento. Per andare a buon fine, l'operazione deve soddisfare tutte le regole di coerenza previste (ad esempio che non ci sia già un altro Giustificativo per la stessa assenza), in caso negativo esso non viene trasferito. Alla convalida di una richiesta il trasferimento può essere eseguito in automatico, questa funzione esegue la stessa sequenza di operazioni ma su richiesta utente: attraverso la finestra di gestione delle richieste di Giustificativo è possibile ritentare manualmente questa operazione, oppure anticiparne il trasferimento prima del termine del percorso di convalida.

Se previsto dalle proprietà del flusso vengono trasferite nel Piano di Lavoro anche le eventuali Note del Documento (sia quelle di inserimento che quelle di convalida).

Esiste anche la possibilità di effettuare un trasferimento forzato, che, in caso di errori di coerenza, tenta di trasferire parzialmente i Giustificativi all'interno del periodo richiesto. Ad esempio, se una richiesta di 5 giorni di Giustificativo fallisce perché è presente un errore su una sola giornata, la forzatura carica il Giustificativo per i restanti 4 giorni.

Eventuali errori durante le operazioni di trasferimento o cancellazione sono visualizzati a fine operazione.

Per effettuare il Trasferimento è necessaria l'indicazione dell'Utente Web. L'indicazione dell'Utente è necessaria perchè il Trasferimento potrebbe invocare, in base alle impostazioni delle Proprietà del Flusso, un Annullamento dell'Elaborazione delle Timbrature, attività che a sua volta potrebbe richiedere la cancellazione delle Timbrature e dell'Orario di Lavoro della giornata, operazione il cui diritto è legato ad un utente specifico.

Il trasferimento, inoltre, è assoggettato ad uno specifico diritto (‘Trasferimento’) presente per il privilegio Amministrazione Web (nuovo privilegio da creare per StartWeb).

Vengono stampati i Giustificativi selezionati a video con la possibilità di applicare un ulteriore filtro per Responsabile, Voce Base, Tipologia Giustificativo, Esito Iter di Convalida e di scelta ordinamento. Se si selezionano uno o più Responsabili, si stampano tutte le righe di Iter di Convalida riconducibili ai Responsabili selezionati, anche se validate/annullate effettivamente da Delegato o Sostituto. Se si selezionano tutti i Responsabili oppure, in modo equivalente, nessuno, vengono stampati anche i Giustificativi privi di Iter.

•	scelto un filtro, non selezionare nessun elemento dagli elenchi equivale a selezionarli tutti;

•	l’ordinamento è scelto dall’utente, altrimenti è per Dipendente (come in Anagrafico), data, descrizione della voce.

La stampa è simile alla “Riepilogo Giustificativi”, tuttavia per ogni Responsabile selezionato viene stampata almeno una pagina contenente le righe di Iter di Convalida a lui direttamente legate: Giustificativi che a lui spetta validare oppure che ha personalmente validato/annullato/da correggere ecc… (non vengono quindi stampate le righe di Iter già validate/annullate da Delegati o Sostituti).

Vengono stampati i principali dati dei Giustificativi selezionati a video con la possibilità di applicare un ulteriore filtro per Voce Base. Per ogni Giustificativo saranno indicati Dipendente, Matricola, Voce Base, Tipologia Giustificativo, Data Inizio e Fine, Note. L’ordinamento è quello della Selezione Anagrafica.

La stampa richiede di indicare due Gruppi di Voci Base: uno per definire l’insieme di voci considerate di viaggio ed uno per le voci considerate di lavoro. La stampa produce un riepilogo delle trasferte fatte dai Dipendenti nel periodo, dove è considerata trasferta una successione di giustificativi che utilizzano i due gruppi di voci selezionati.

La stampa è raggruppata per Dipendente, i giustificativi sono ordinati per data ed ora di inizio e raggruppati per gruppo di voci di appartenenza, per cui di norma la trasferta è formata da tre sezioni che si alternano: due per il viaggio ed una per le ore di lavoro. Per ogni giorno, si riportano i seguenti dati:

•

gli intervalli di inizio e fine validità del Giustificativo, per tutti i Giustificativi dello stesso tipo; è prevista una sezione per un massimo di 4 intervalli, se il numero di intervalli è superiore viene riportato il simbolo “…” dopo il 4° intervallo. La fine validità del giustificativo è calcolata in questo modo: è l’ora di fine, se presente, oppure l’ora di inizio più la durata. Se il valore supera le 24 ore, è visualizzato modulo 24;

•	tutte le Note inserite assieme ai Giustificativi, concatenate una di seguito all’altra e separate da “\|”.

Sono esclusi dalla stampa i Giustificativi con stato “Annullato” e quelli privi di parametri di inizio, fine o durata che ne permettono la collocazione temporale. Quando due trasferte sono separate da almeno un giorno privo di Giustificativi di trasferta (di lavoro o di viaggio), la stampa inserisce una separazione.